Adım adım geri çekme bildirimi
- 1Geri çağırma duyurusundaki ürün numarası ile lot veya seri numaralarını kendi stoğunuzla karşılaştırın.
- 2Etkilenen ürünleri fiziksel olarak ayırın ve kullanıma ya da satışa çıkmalarını engelleyin.
- 3Ürünleri geri gönderirken geri çekme verme bildirimini yapın; alıcıyı geri çağırmayı yürüten firmanın talimatına göre seçin.
- 4Ürünleri teslim alan firma, geri çekme alma bildirimiyle ürünleri stoğuna alır; karşı tarafın bu adımı tamamladığını takip edin.
- 5TraceArt ÜTS'de bildirim öncesi kural kontrolü barkod türü ve zorunlu alan hatalarını gönderimden önce yakalar.
- 6Toplanan ürünlerin akıbetini (imha, yeniden işleme veya ıslah/düzeltici faaliyet) ilgili bildirimle kayda geçirin.
Geri çekme bildirimi nedir?
Bir tıbbi cihaz geri çağrıldığında, piyasadaki ürünlerin toplanması da ÜTS'de izlenir. TİTCK'nın Tekil Hareket Kılavuzu bu iş için iki bildirim tanımlar: geri çekme verme ve geri çekme alma. Ürünü elinde bulunduran kurum, ürünü geri gönderirken geri çekme verme bildirimini yapar; ürünü teslim alan taraf ise geri çekme alma bildirimiyle süreci tamamlar.
Yapı, olağan verme ve alma akışına benzer. Fark, hareketin bir geri çağırma kapsamında yapıldığının kayıtlarda açıkça görünmesidir.
Geri çağırma neden ÜTS ile izlenir?
ÜTS'nin temel amacı, tıbbi cihazların üretim veya ithalattan kullanıma kadar tekil olarak izlenmesidir. Bir lotta sorun tespit edildiğinde, o lottaki ürünlerin hangi bayide, hangi hastanede veya hangi eczanede olduğu verme ve alma kayıtlarından bulunabilir. Geri çekme bildirimleri ise bu ürünlerin gerçekten toplandığını belgeleyen halkadır.
Geri çağırma, üreticinin başlattığı bir düzeltici faaliyetle ya da yetkili otoritenin kararıyla gündeme gelebilir. Hangi ürünlerin kime ve nasıl gönderileceğini, geri çağırmayı yürüten firmanın duyurusu belirler.
Kimler geri çekme bildirimi yapar?
- Ürünü elinde bulunduranlar: Medikal bayi ve depolar, hastaneler, klinikler, eczaneler, optisyenlik müesseseleri ve satış merkezleri. Ürünü geri gönderirken geri çekme verme yaparlar.
- Ürünü geri toplayanlar: Genellikle üretici veya ithalatçı ya da zincirdeki dağıtıcı. Gelen ürünler için geri çekme alma yaparlar.
Zincirdeki bir bayi iki rolü birden üstlenebilir: sağlık tesislerinden dönen ürünleri geri çekme alma ile teslim alır, ardından üretici veya ithalatçıya geri çekme verme ile gönderir.
Üretici veya ithalatçıysanız
Geri çağırmayı yürüten firma için ilk iş, etkilenen lot ve seri numaralarını hangi kurumlara verdiğini bulmaktır. Kendi verme kayıtlarınız bu listeyi çıkarmanın en güvenilir kaynağıdır. Ürünleri alan kurumlara duyurunuzu iletin, geri çekme verme bildirimlerinin gelip gelmediğini izleyin ve gelen her ürün için geri çekme alma yapın.
Geri çekme adım adım nasıl yapılır?
- Geri çağırma duyurusundaki ürün numarası ile lot ya da seri numaralarını stoğunuzla karşılaştırın.
- Etkilenen ürünleri fiziksel olarak ayırın; kullanıma ya da satışa çıkmalarını engelleyin.
- Ürünleri geri gönderirken geri çekme verme bildirimini yapın.
- Karşı tarafın geri çekme alma bildirimini yaptığını takip edin.
- Toplanan ürünlerin akıbetini ilgili bildirimle kayda geçirin.
Karekodlu ürünlerde lot (10) ve seri (21) bilgisini doğru okumak, etkilenen ürünleri eksiksiz bulmanın ilk şartıdır.
SKT'si geçmiş ürünler geri çekilebilir mi?
Evet. Kılavuzdaki önemli kurallardan biri şudur: son kullanma tarihi geçmiş ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. Yani geri çağrılan bir ürünün SKT'si geçmiş olsa bile geri çekme bildirimiyle gönderilebilir. Rafta SKT'si dolmuş ürün bulunması, geri çağırmaya katılmamanın gerekçesi değildir. SKT'si geçmiş ürünlerle ilgili diğer seçenekler için SKT geçmiş tıbbi cihaz rehberimize bakabilirsiniz.
Toplanan ürünlere ne olur?
Geri toplanan ürünlerin akıbetine genellikle üretici veya ithalatçı karar verir. Ürünler imha edilebilir, yeniden işlenebilir ya da ıslah/düzeltici faaliyete konu olabilir. Her biri ÜTS'de ayrı bir bildirimle kayda geçer; örneğin imha için İmha / Bertaraf bildirimi kullanılır.
Geri çekme bildirimlerinin de, diğer tüm bildirim türleri gibi, bir iptal karşılığı vardır. Yine de baskı altında yapılan bir geri çağırmada en güvenli yol, bildirimi göndermeden önce lot ve seri listesini ikinci kez kontrol etmektir.
TraceArt ÜTS geri çekmede nasıl yardımcı olur?
Geri çağırma, hızlı yapılması gereken bir iştir ve acele hataya davetiye çıkarır. TraceArt ÜTS, bildirimleri ÜTS'ye göndermeden önce barkod türü ve zorunlu alan gibi kuralları kontrol eder; hatalı satırlar sisteme ulaşmadan önce görünür (bildirim öncesi kural kontrolü). Bulut tabanlı yapısı sayesinde kurulum gerektirmez. Ayrıntılar için demo talep edin.
Sık yapılan hatalar
- Geri çağrılan ürünü olağan verme bildirimiyle göndermek; hareketin geri çağırma kaynaklı olduğu kayıtlarda görünmez
- SKT'si geçtiği için ürünü geri göndermekten vazgeçmek; kılavuza göre SKT'si geçmiş ürün geri çekme bildirimine konu olabilir
- Duyurudaki lot veya seri listesini eksik kontrol edip bazı ürünleri stokta unutmak
- Geri çekme verme yapılan ürünler için karşı tarafın geri çekme alma yapıp yapmadığını takip etmemek
- Toplanan ürünlerin sonraki durumunu (imha, düzeltici faaliyet vb.) kayda geçirmemek
Bu bildirimi TraceArt ÜTS ile hatasız yapın
TraceArt ÜTS, geri çekme bildirimi dahil tüm bildirimleri göndermeden önce ÜTS kurallarına göre kontrol eder; son kullanma tarihi geçmiş ürün, yanlış barkod türü ya da eksik zorunlu alan gibi hataları ÜTS'ye ulaşmadan gösterir.
Bildirim öncesi kural kontrolü →