TraceArt ÜTS bulut tabanlı olduğu için bilgisayarınıza program kurmazsınız. Ancak ÜTS'ye firmanız adına bildirim gönderebilmek için birkaç ön koşul gerekir. Aşağıda ilk temastan ilk bildirime kadar süreci sırasıyla anlatıyoruz.
Başlamadan önce: üç ön koşul
ÜTS firma kaydı
Firmanızın ÜTS'de kayıtlı olması gerekir. Başvuru utsuygulama.saglik.gov.tr üzerinden e-imza, e-Devlet veya mobil imza ile yapılır. Üretici, ithalatçı, ihracatçı ve bayi/dağıtıcılar için satış merkezi yetki belgesi ve ÇKYS numarası da gerekir. Kimlerin yükümlü olduğunu ÜTS nedir, kimler kullanmak zorunda? rehberimizde anlattık.
Firma yetkilisinin e-imzası
Sistem tokeni gibi kritik işlemler firma yetkilisinin e-imzasıyla yapılır; hastanelerde bu yetki başhekim ve yardımcılarındadır. e-imzanın geçerlilik süresini önceden kontrol edin, çünkü yenileme zaman alabilir.
Sistem tokeni
Token, yazılımların ÜTS portalına girmeden firmanız adına bildirim göndermesini sağlar. utsuygulama.saglik.gov.tr adresinde Kullanıcı → Sistem Kullanıcısı Tanımlama → Sistem Tokeni Al adımlarıyla oluşturulur. Adım adım anlatım için ÜTS sistem tokeni nasıl alınır? rehberine bakabilirsiniz.
Bu adımlar henüz tamamlanmadıysa da demo talep edebilirsiniz. Hesap açılışına kadar hazır olmaları yeterlidir; ÜTS kaydınız yoksa başvuru sürecinde de yol gösteririz.
1. Adım: Demo talebi
Demo talep formunu doldurmak bir dakikanızı alır. Sektörünüzü ve yaklaşık bildirim hacminizi paylaşmanız, görüşmeyi ihtiyacınıza göre hazırlamamızı sağlar.
2. Adım: Uzman ekibimiz sizi arar
Talebinizin ardından uzman ekibimiz sizi arar. Hangi bildirim türlerini yaptığınızı, bildirimleri bugün nasıl yürüttüğünüzü ve en çok nerede zorlandığınızı dinler; size uygun bir saatte online demo planlar.
3. Adım: Kendi iş akışınızla 30 dakikalık demo
Demo genel bir tanıtım değil, sizin iş akışınız üzerinden yapılan yaklaşık 30 dakikalık bir online görüşmedir. Bir medikal bayi için alma ve verme, bir hastane için kullanım ve tüketim, bir optik mağazası için tüketiciye verme akışı öne çıkar. Görüşmeden en iyi verimi almak için şunları hazırlayabilirsiniz:
- En sık yaptığınız bildirim türleri ve yaklaşık hacimleri
- Ürünlerinizin lot numarasıyla mı, seri numarasıyla mı izlendiği
- Bugün yaşadığınız tipik sorunlar, örneğin reddedilen bildirimler
- Faturaları kimin kestiği ve e-Fatura ÜTS alanlarını nasıl doldurduğunuz
- Güvenlik, kullanıcı yapısı ve veri saklamayla ilgili sorularınız
4. Adım: Karar
Demo ücretsizdir. Görüşmenin ardından ihtiyaçlarınızı ve koşulları ekibimizle konuşur, kararınızı kendi takviminize göre verirsiniz.
5. Adım: Hesabınızı DataStil ekibi açar
Karar verdiğinizde TraceArt ÜTS hesabınızı DataStil ekibi açar. Sistem tokeninizin hesabınıza tanımlanması da bu aşamada, ekibimizin yönlendirmesiyle yapılır. Tokeni e-posta veya mesajlaşma uygulamasıyla açık metin olarak göndermeyin; güvenli aktarım yolunu ekibimizle birlikte belirleyin.
6. Adım: Firma ve ürün tanımları birlikte yapılır
Firma bilgilerinizi ve çalıştığınız ürünleri ekibimizle birlikte tanımlarsınız. Bu aşamada ürünlerinizin ÜTS'deki barkodlarıyla eşleştiğini, lot ve seri yapısının doğru kurulduğunu ve bildirimleri kimlerin yapacağını netleştiririz. Doğru tanımlanan ürün verisi, hem bildirimlerde hem de tıbbi cihaz faturalarındaki e-Fatura ÜTS alanlarının (UNO, LNO, SNO, URT) hazırlanmasında kullanılır.
7. Adım: İlk bildirim, kural kontrolüyle birlikte
İlk bildiriminizi ekibimizle birlikte gönderirsiniz. Başlangıç için en sık yaptığınız bildirim türünü seçmek mantıklıdır; bir medikal bayi için bu çoğu zaman alma bildirimi olur. Alma bildiriminin iptali yoktur; hata, ürünü gönderen firmaya yeni bir verme bildirimi yapılarak düzeltilir. Bu yüzden ilk günden doğru başlamak önemlidir.
Bildirim gönderilmeden önce bildirim öncesi kural kontrolü devreye girer. SKT'si geçmiş ürün, yanlış barkod türü veya eksik zorunlu alan gibi hatalar ÜTS'ye gitmeden ekranda gösterilir. Örneğin SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir; başka bir bildirimle gönderilmeye çalışıldığında uyarı alırsınız.
Sonucu ÜTS portalından da kontrol etmek isterseniz bir ayrıntıya dikkat edin: portalın "Ayrıntılı Sorgula" ekranı son bir saatlik hareketi göstermez. Yeni gönderdiğiniz bildirimi orada hemen göremeyebilirsiniz.
Sonrası: sürekli destek
İlk bildirimden sonra da yalnız değilsiniz. ÜTS'deki mevzuat ve web servis değişiklikleri sisteme bizim tarafımızdan yansıtılır; kurulum veya güncelleme yapmanız gerekmez. Yeni bir bildirim türüne başladığınızda, ekibinize yeni bir çalışan katıldığında veya bir hata mesajını anlamakta zorlandığınızda bize 0850 255 13 06 numaralı telefondan, info@datastil.com adresinden ya da iletişim sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
ERP entegrasyonu gerekiyorsa
Bulut TraceArt ÜTS bağımsız çalışır; Logo, Mikro, Netsis gibi ERP veya muhasebe programlarıyla entegrasyon ve faturadan otomatik bildirim üretimi sunmaz. Şu durumlarda kurumsal bir çözüm daha uygun olabilir:
- Bildirimlerin doğrudan ERP'nizdeki satış ve sevkiyat kayıtlarından üretilmesini istiyorsanız
- Depo otomasyonu veya karekod serileştirme gibi ek çözümlere ihtiyacınız varsa
- ÜTS'nin yanında İTS gibi diğer izlenebilirlik sistemleri için de çözüm arıyorsanız
Bu ihtiyaçlar için DataStil kurumsal çözümlerini datastil.com adresinde inceleyebilirsiniz.