Optik mağazalarında ÜTS neyi kapsar?
ÜTS, TİTCK'nın kayıt ve takip sistemidir ve optisyenlik müesseseleri bu sistemin yükümlüleri arasındadır. Kontakt lensler, gözlük camları ve ÜTS'de kayıtlı diğer tıbbi cihazlar, tedarikçiden mağazanıza gelişinden müşteriye teslimine kadar bildirimlerle izlenir.
Optikte ÜTS'yi zorlaştıran şey, ürün çeşitliliği ve satışın müşteri tezgâhta beklerken gerçekleşmesidir. Bir kontakt lens kutusunun lot ve SKT bilgisi ya da bir camın seri numarası, bildirimde doğru ürünle eşleşmelidir.
Tipik bildirim akışı
- Alma: Tedarikçi ürünü verme bildirimiyle gönderdikten sonra siz ürünü kontrol edip alma bildirimiyle kabul edersiniz. Alma bildiriminin iptali yoktur; hatalı kabuller tedarikçiye yeni bir verme bildirimi yapılarak düzeltilir.
- Tüketiciye verme: Ürünü müşteriye teslim ettiğinizde tüketiciye verme bildirimi ile ÜTS stoğunuzdan düşersiniz. Bildirimi teslim anında yapmak, gün sonunda biriken işlemler arasında ürün atlanmasının önüne geçer.
- Tüketiciden iade: Müşteri ürünü geri getirirse tüketiciden iade alma bildirimiyle ürün yeniden stoğunuza girer.
- Tedarikçiye iade: Ürünü yurt içindeki tedarikçinize geri gönderdiğinizde bu bir devirdir ve genellikle verme bildirimi ile yapılır; tedarikçiniz de alma bildirimiyle kabul eder. Geri çağrılan ürünlerde ise geri çekme akışı uygulanır. Bir iadenin hangi bildirimle yapılacağını tedarikçinizle netleştirmeniz faydalı olur.
Optisyenlerin dikkat etmesi gereken kurallar
SKT ve kontakt lensler
Kılavuza göre SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir; bu ürünle tüketiciye verme bildirimi yapılamaz. SKT bilgisi taşıyan ürünlerde rafta bekleyen stoğu düzenli kontrol etmek bu yüzden önemlidir.
Karekod ve barkod yapısı
Tıbbi cihazlarda GS1, HIBC, ICCBBA ve IFA kuruluşlarının barkodları kabul edilir; farklı tedarikçilerin ürünlerinde farklı yapılarla karşılaşabilirsiniz. GS1 karekodlu ürünlerde seri numarası (21), lot numarası (10), son kullanma tarihi ise (17) tanımlayıcısıyla ve YYAAGG biçiminde yer alır. Karekodun nasıl okunduğunu GS1 karekod rehberimizde adım adım anlattık.
Sık yapılan hatalar
- Teslimde tüketiciye verme bildirimini unutmak ya da gün sonuna bırakıp atlamak
- Bir kontakt lens kutusunun lot veya SKT bilgisini başka bir kutuyla karıştırmak
- SKT'si geçmiş bir ürünle bildirim hazırlamak
- Müşteri iadesini bildirim yapmadan stoğa geri almak; bu durumda ürün ÜTS'de tüketicide görünmeye devam eder
- Tedarikçiden gelen ürünü kontrol etmeden kabul etmek; alma bildiriminin iptali yoktur
e-Fatura ILAC_TIBBICIHAZ senaryosu optisyenleri nasıl etkiler?
GİB'in ILAC_TIBBICIHAZ e-Fatura senaryosunda tıbbi cihaz satırlarında UNO (ürün/barkod numarası), LNO (lot), SNO (seri/sıra; bazı kaynaklara göre isteğe bağlı) ve URT (üretim tarihi) alanları yer alır. Senaryo, GİB'in 06.01.2025 tarihli İlaç ve Tıbbi Cihaz Teslimlerine İlişkin Fatura Teknik Kılavuzu (v1.0) ile tanımlanmıştır.
Yürürlük tarihleri birkaç kez değişti; eczane ve optisyenler için 1.10.2026 tarihi duyuruldu. Güncel takvimi GİB duyurularından, ebelge.gib.gov.tr üzerinden kontrol etmenizi öneririz. Alanların ayrıntısı için e-Fatura ILAC_TIBBICIHAZ rehberimize göz atabilirsiniz.
TraceArt ÜTS optik mağazalarına nasıl yardımcı olur?
TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır; mağazadaki bilgisayardan kurulum yapmadan tarayıcıyla kullanılır.
- Bildirim öncesi kural kontrolü: SKT'si geçmiş lens, yanlış barkod türü veya eksik zorunlu alan gibi hatalar bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalanır.
- e-Fatura ÜTS etiketleri: UNO, LNO, SNO ve URT alanları ürün verinizden otomatik hazırlanır.
- Tezgâhta hız: El tipi barkod okuyucuyla ürün bilgisini okutarak tüketiciye verme bildirimini müşteri tezgâhtayken tamamlayabilirsiniz.
- Takip ve ekip: Lot, seri ve SKT takibi ile çoklu kullanıcı ve yetki yapısı, birden fazla personel veya şubeyle çalışırken kayıtlarınızı düzenli tutmanıza yardımcı olur.
Başlamak için mağazanızın ÜTS'de kayıtlı olması ve ÜTS'den alınmış bir sistem tokeni yeterlidir. Token, firma yetkilisi tarafından e-imza ile utsuygulama.saglik.gov.tr üzerinden oluşturulur. Hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Mağazanızın iş akışı üzerinden görmek için demo talep edebilirsiniz.