İşitme cihazlarında ÜTS neden hassastır?
İşitme cihazları seri numarasıyla izlenen, yüksek değerli tıbbi cihazlardır. ÜTS'de her cihaz tekil ürün olarak kayıtlıdır; hangi cihazın stokta, hangisinin denemede, hangisinin kullanıcıda olduğu ÜTS kayıtlarınızla birebir örtüşmelidir.
İşitme cihazı merkezleri, ısmarlama ortez-protez merkezleriyle birlikte ÜTS yükümlüleri arasında sayılır. İşlem hacmi bir bayiye göre düşük olabilir; ancak her bildirim tek bir cihaza karşılık geldiği için hataya tolerans da düşüktür.
Bu yüzden ÜTS kaydı, cihazın merkezinizdeki yolculuğunun her adımında güncellenmelidir: tedarikçiden geldiğinde, kullanıcıya teslim edildiğinde ve iade edildiğinde.
Tipik bildirim akışı
- Alma: Tedarikçi cihazı verme bildirimiyle gönderdikten sonra alma bildirimi ile kabul edersiniz. Kabulden önce seri numarasının ambalajdaki bilgiyle aynı olduğunu kontrol edin; alma bildiriminin iptali yoktur ve hatalı kabul ancak gönderene yeni bir verme bildirimiyle düzeltilir.
- Deneme: Cihazın kullanıcıya deneme amacıyla verildiği süreçler ayrıca planlanmalıdır; ayrıntıları aşağıda bulabilirsiniz.
- Tüketiciye verme: Cihaz kullanıcıya teslim edildiğinde tüketiciye verme bildirimi yapılır ve cihaz ÜTS stoğunuzdan düşer. Kendi kayıtlarınızda cihazın seri numarasını ve teslim tarihini saklamak, sonraki servis ve iade süreçlerinde işinizi kolaylaştırır.
- Tüketiciden iade: Kullanıcı cihazı iade ederse tüketiciden iade alma bildirimiyle cihaz yeniden stoğunuza girer.
- Hasar ve kayıp: Hasar gören veya kaybolan cihazlar HEK/zayiat bildirimiyle stoktan düşülür. SKT'si geçmiş ürünler ise yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir.
Deneme süreçlerinde nelere dikkat etmeli?
Cihazın kullanıcıya deneme amacıyla verildiği durumlar, ÜTS kayıtlarında belirsizlik yaratabilir. TİTCK Tekil Hareket Kılavuzu'nda geçici kullanıma verme ve bunu sonlandıran kullanımdan alma bildirimleri tanımlıdır. Bu bildirim türünün ayrıntılarını geçici kullanım sayfamızda bulabilirsiniz.
Deneme sürecinizin hangi bildirimle kayda alınacağını kılavuza göre belirlemeniz ve tüm cihazlarda aynı yöntemi uygulamanız önemlidir. Deneme sonunda kullanıcı cihazı almaktan vazgeçerse ve daha önce tüketiciye verme bildirimi yapılmışsa, cihaz tüketiciden iade alma bildirimiyle stoğunuza döner.
Amaç, cihazın fiziksel olarak bulunduğu yer ile ÜTS'deki kaydının her an aynı olmasıdır.
Seri numarası ve karekod
Seri numarası ÜTS'de tekil ürünü tanımlar; aynı modeldeki iki cihazı birbirinden ayıran bilgi seri numarasıdır. GS1 karekodlu cihazlarda seri numarası (21) tanımlayıcısıyla ve en fazla 20 karakter olarak yer alır; alanlar arasında FNC1/GS ayırıcısı kullanılır. Karekod doğru okunmazsa seri numarası eksik veya hatalı aktarılabilir. Karekod yapısını GS1 karekod rehberimizde anlattık.
Tıbbi cihazlarda GS1 dışında HIBC, ICCBBA ve IFA barkodları da kabul edilir; farklı markaların cihazlarında farklı yapılarla karşılaşabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Değişimde eski cihaz için iade, yeni cihaz için teslim bildirimlerinden birinin unutulması
- Seri numarasının elle girilirken eksik veya hatalı yazılması
- Kullanıcının iade ettiği cihazın bildirim yapılmadan stoğa geri alınması
- Tedarikçiden gelen cihazın seri numarası kontrol edilmeden kabul edilmesi
TraceArt ÜTS işitme cihazı merkezlerine nasıl yardımcı olur?
TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır; merkezinizdeki bilgisayardan kurulum yapmadan tarayıcıyla kullanılır.
- Bildirim öncesi kural kontrolü: Yanlış barkod türü, eksik zorunlu alan veya SKT hatası içeren bir bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalanır.
- Seri numarası takibi: Lot, seri ve SKT takibi ile cihazlarınızı seri numarası bazında izleyebilirsiniz.
- Geçmişe erişim: Raporlama ve ÜTS sorgulamaları, bir cihazın hareket geçmişine ulaşmanızı kolaylaştırır.
- Barkod okuyucu ve ekip: El tipi barkod okuyucuyla çalışabilir, çoklu kullanıcı ve yetki yapısıyla birden fazla personel ya da şubeyle aynı hesapta ilerleyebilirsiniz.
Başlamak için merkezinizin ÜTS'de kayıtlı olması ve ÜTS'den alınmış bir sistem tokeni yeterlidir. Token, firma yetkilisi tarafından e-imza ile utsuygulama.saglik.gov.tr üzerinden oluşturulur. Hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Kendi deneme ve teslim süreçleriniz üzerinden görmek için demo talep edebilirsiniz.