Diş kliniklerinde ÜTS neden önemlidir?
Diş klinikleri, sağlık hizmet sunucusu olarak ÜTS yükümlüleri arasındadır. Bir dental implantın hangi hastaya uygulandığı bilgisi, ÜTS'de hasta kimliğiyle yapılan kullanım bildirimiyle kayda geçer.
Klinikteki ÜTS akışı üç temel bildirim etrafında döner: ürünü kabul etmek, implantı hastada kullanmak ve sarf ürünleri tüketmek. Diş protez laboratuvarları da ayrıca ÜTS yükümlüleri arasında sayılır.
Hangi bildirimleri yapmanız gerekir?
Alma: tedarikçiden gelen ürünler
Tedarikçi implant veya sarf ürünlerini verme bildirimiyle gönderdikten sonra siz ürünü kontrol edip alma bildirimi ile kabul edersiniz. Alma bildiriminin iptali yoktur; hatalı kabul edilen bir ürün, gönderen firmaya yeni bir verme bildirimi yapılarak düzeltilir.
Kullanım: implantlar hasta kimliğiyle
İmplant ve SUT eşleşmeli cihazlar hastada kullanıldığında kullanım bildirimi yapılır. Bu bildirimde hasta kimliği zorunludur. Kılavuzdaki kimlik seçenekleri arasında şunlar bulunur:
- T.C. kimlik numarası (TCKN)
- Yabancı kimlik numarası
- Pasaport numarası
- YUPASS numarası
- Kimliğin tespit edilemediği durumlar için "kimliği bilinmiyor" seçeneği
Bildirimdeki seri veya lot numarasının, hastaya uygulanan implantın ambalajındaki bilgiyle aynı olması gerekir. İmplant ambalajındaki karekodu doğru okumak bu yüzden önemlidir.
Tüketim: dental sarf ürünleri
ÜTS'de takibi yapılan ve hastaya özgü olmayan sarf ürünlerinin klinikte tüketimi tüketim bildirimi ile kayda geçirilir. Bu bildirimler hasta bazında yapılmadığı için toplu olarak hazırlanabilir.
Bir ürünün kullanım mı tüketim mi bildirimine konu olduğu, implant veya SUT eşleşmeli olup olmamasına göre belirlenir. İki bildirim arasındaki farkı kullanım ve tüketim bildirimi farkı rehberimizde ayrıntılı olarak anlattık.
Diş protez laboratuvarları için notlar
Diş protez laboratuvarları; satış merkezleri, optisyenlik müesseseleri ve eczanelerle birlikte ÜTS yükümlüleri arasında yer alır. Laboratuvara gelen ve ÜTS'de kayıtlı ürünler alma bildirimiyle kabul edilir.
Sonraki bildirimler laboratuvarın çalışma biçimine göre değişebilir. Klinik ile laboratuvar arasındaki ürün hareketlerinin iki tarafın kayıtlarında da tutarlı olmasına dikkat edin.
Klinikte pratik bir iş bölümü
Kullanım bildirimini işlemden sonra fazla bekletmeden, hasta ve ürün bilgisi henüz elinizdeyken yapmak hataları azaltır. Örnek bir düzen şöyle olabilir:
- Sorumlu personel: Tedarikçiden gelen ürünlerin kontrolü ve alma bildirimleri
- Hekim ve asistan: İmplant uygulamasından sonra, kullanılan implantın ambalaj bilgisi ve hasta kimliğiyle kullanım bildirimi
- İdari personel: Belirli aralıklarla sarf ürünlerin toplu tüketim bildirimleri ve stok kontrolü
Kullanılan implantın ambalajını veya etiketini bildirim tamamlanana kadar saklamak, seri ve lot bilgisinin doğru aktarılmasına yardımcı olur.
Dikkat edilmesi gereken kurallar
- SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir; bu ürünle kullanım bildirimi yapılamaz.
- Yanlış hastaya yapılmış bir kullanım bildirimi iptal edilip doğru bilgilerle yeniden yapılmalıdır. İşlem MEDULA'da kesinleştirildiyse, kılavuza göre önce kesinleştirmenin iptal edilmesi gerekir.
- Alma bildiriminin iptali olmadığını unutmayın; kabulden önce ürün, lot ve seri bilgisini kontrol edin.
- Yazılımla bildirim gönderebilmek için ÜTS'den sistem tokeni alınır. Token, firma yetkilisi tarafından e-imza ile oluşturulur; adımlar için sistem tokeni rehberimize bakabilirsiniz.
TraceArt ÜTS diş kliniklerine nasıl yardımcı olur?
TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır; kliniğinizdeki bilgisayardan kurulum yapmadan tarayıcıyla kullanılır.
- Bildirim öncesi kural kontrolü: Eksik hasta kimliği, SKT'si geçmiş ürün, yanlış barkod türü veya eksik zorunlu alan gibi hatalar bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalanır.
- Toplu tüketim: Excel ile toplu bildirim, dental sarf ürünlerinin tüketim bildirimlerini tek tek girmek yerine topluca hazırlamanıza yardımcı olur.
- Takip: Lot, seri ve SKT takibi ile stok görünümü, implant ve sarf stoğunuzu ÜTS kayıtlarıyla karşılaştırmanızı kolaylaştırır.
- Ekip çalışması: Çoklu kullanıcı ve yetki yapısıyla hekim, asistan ve idari personel aynı hesap üzerinde çalışabilir.
Başlamak için kliniğinizin ÜTS kaydı ve ÜTS'den alınmış bir sistem tokeni yeterlidir. Hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Kliniğinizin iş akışı üzerinden görmek için demo talep edebilirsiniz.