Ortez-protez merkezlerinde ÜTS neyi kapsar?
ÜTS, TİTCK'nın kayıt ve takip sistemidir; ısmarlama ortez-protez merkezleri de bu sistemin yükümlüleri arasında yer alır. Merkezinize gelen ve ÜTS'de kayıtlı hazır ürünler ile bileşenler, tedarikten hastaya teslime kadar bildirimlerle izlenir.
Bu sektörü diğerlerinden ayıran, aynı merkezde hem hazır ürünlerin hem de hastaya özel hazırlanan ısmarlama ürünlerin bulunmasıdır. İki grubun süreçleri farklı işlediği için kayıtların da ayrı ve net tutulması gerekir. İade ve değişimler de eklendiğinde, hangi ürünün stokta, hangisinin hastada olduğunu takip etmek zorlaşabilir.
Tipik bildirim akışı
- Alma: Tedarikçi ürünü verme bildirimiyle gönderdikten sonra ürünü kontrol edip alma bildirimi ile kabul edersiniz. Alma bildiriminin iptali yoktur; hatalı kabul, gönderen firmaya yeni bir verme bildirimiyle düzeltilir.
- Tüketiciye verme: Ürün hastaya teslim edildiğinde tüketiciye verme bildirimi yapılır ve ürün ÜTS stoğunuzdan düşer.
- Tüketiciden iade: Hasta ürünü iade ederse tüketiciden iade alma bildirimiyle ürün stoğunuza geri döner. Değişimlerde yeni ürün için ayrıca tüketiciye verme bildirimi gerekir.
- Hasar ve kayıp: Kullanılamaz hâle gelen veya kaybolan ürünler HEK/zayiat bildirimi ile stoktan düşülür. Bu bildirimin alt türleri arasında stok düzeltme de bulunur.
Hazır ve ısmarlama ürünleri ayırmak
Hazır ürünler, üretici veya ithalatçı tarafından ÜTS'ye kaydedilerek piyasaya sunulur. Bu ürünler merkezinize alma bildirimiyle girer ve hastaya teslimde tüketiciye verme bildirimiyle düşer. Ürünün barkod, lot ve seri bilgisinin alma bildiriminden teslim anına kadar değişmeden taşınması gerekir.
Ismarlama ürünler ise hastaya özel olarak hazırlanır. Bu ürünlerde ÜTS'deki kayıt ve bildirim adımları ürünün niteliğine göre farklılaşabilir; ısmarlama üretimde kullandığınız ve ÜTS'de kayıtlı bileşenlerin hareketlerini de ayrıca izlemeniz gerekebilir. Tereddüt yaşadığınız durumlarda güncel TİTCK düzenlemelerini ve duyurularını esas almanızı öneririz.
Yükümlüler ve bildirim türlerine genel bir bakış için ÜTS nedir, kimler kullanmak zorunda? rehberimize göz atabilirsiniz.
Dikkat edilmesi gereken kurallar
- SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir; bu ürünle tüketiciye verme bildirimi yapılamaz.
- Tıbbi cihazlarda GS1, HIBC, ICCBBA ve IFA barkodları kabul edilir; farklı tedarikçilerin ürünlerinde farklı barkod yapılarıyla karşılaşabilirsiniz.
- ÜTS portalındaki Ayrıntılı Sorgula ekranı son bir saatlik hareketleri göstermez; yeni yaptığınız bir bildirimi orada hemen göremeyebilirsiniz.
- Denetimlerde geçmiş hareketlerinizi gösterebilmek için bildirimlerinizi düzenli ve eksiksiz yapmanız önemlidir.
Teslim anında kısa bir kontrol listesi
- Teslim edilecek ürünün ÜTS stoğunuza alma bildirimiyle girmiş olduğunu doğrulayın.
- Ürün üzerindeki barkod veya karekoddaki lot, seri ve SKT bilgisini kontrol edin.
- Hastaya teslimle birlikte tüketiciye verme bildirimini yapın.
- Değişim durumunda eski ürün için tüketiciden iade alma, yeni ürün için tüketiciye verme bildirimi yapın.
TraceArt ÜTS ortez-protez merkezlerine nasıl yardımcı olur?
TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır; merkezinizdeki bilgisayardan kurulum yapmadan tarayıcıyla kullanılır.
- Bildirim öncesi kural kontrolü: SKT'si geçmiş ürün, yanlış barkod türü veya eksik zorunlu alan gibi hatalar bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalanır.
- Takip ve stok: Lot, seri ve SKT takibi ile stok görünümü, hazır ürün ve bileşen stoğunuzu ÜTS kayıtlarıyla karşılaştırmanıza yardımcı olur.
- Raporlama: Bildirim geçmişinizi raporlayabilir, denetimlerde ihtiyaç duyduğunuz bilgilere daha kolay ulaşabilirsiniz.
- Ekip çalışması: Çoklu kullanıcı ve yetki yapısıyla teknik ve idari personel aynı hesap üzerinde çalışabilir.
- e-Fatura ÜTS etiketleri: ILAC_TIBBICIHAZ senaryosunun kapsamındaysanız UNO, LNO, SNO ve URT alanları ürün verinizden otomatik hazırlanır. Kapsam ve tarihleri GİB duyurularından, ebelge.gib.gov.tr üzerinden takip edin.
Başlamak için merkezinizin ÜTS'de kayıtlı olması ve ÜTS'den alınmış bir sistem tokeni yeterlidir. Token, firma yetkilisi tarafından e-imza ile utsuygulama.saglik.gov.tr üzerinden oluşturulur. Hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Merkezinizin iş akışı üzerinden görmek için demo talep edebilirsiniz.