Adım adım verme bildirimi
- 1Alıcının ÜTS'de kayıtlı bir kurum olduğunu ve listeden doğru kurumu seçtiğinizi kontrol edin; ÜTS'de kaydı olmayan yerlere yapılan devirler için tanımsız yere verme kullanılır.
- 2Devredilecek ürünleri ürün numarası, lot veya seri numarası ve adet bazında hazırlayın; ürünlerin ÜTS stoğunuzda olduğunu doğrulayın.
- 3Sevk edilen kolideki lot ve seri numaralarını bildirimdekilerle karşılaştırın.
- 4SKT'si geçmiş ürünleri ayırın; kılavuza göre bu ürünler yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir.
- 5TraceArt ÜTS'de bildirim öncesi kural kontrolü SKT, barkod türü ve zorunlu alan hatalarını gönderimden önce gösterir.
- 6Bildirimi gönderin; ürün, alıcının alma bildirimiyle onun stoğuna geçer.
- 7Satış faturanızda e-Fatura ILAC_TIBBICIHAZ senaryosunun UNO, LNO, SNO ve URT alanlarını aynı tekil ürün bilgileriyle doldurun; TraceArt ÜTS bu etiketleri otomatik hazırlar.
Verme bildirimi nedir?
Verme bildirimi, ÜTS stoğunuzdaki bir tekil ürünü ÜTS'de kayıtlı başka bir kuruma devrettiğinizi bildirir. TİTCK'nın Tekil Hareket Kılavuzu'nda alma ile birlikte "hareket" bildirimlerinin temelini oluşturur. Ürünün üreticiden bayiye, bayiden hastaneye ya da depodan eczaneye her el değiştirmesi bir verme ve onu karşılayan bir alma ile kayda geçer.
Verme ve alma birlikte nasıl çalışır?
Verme tek taraflı bir işlem değildir. Siz verme bildirimini yaptığınızda ürün alıcının onayına sunulur; alıcı alma bildirimini yaptığında ürün onun stoğuna geçer. Alıcının önünde üç seçenek vardır:
- Ürünü kontrol edip alma bildirimini yapmak
- Birden fazla vermeyi tek seferde kabul etmek için toplu alma kullanmak
- "Almak istemiyorum" diyerek vermeyi reddetmek
Alıcı reddederse ürün onun stoğuna girmez. Bu durumda ürünün ÜTS'deki durumunu kontrol edin ve gerekiyorsa doğru alıcıya yeniden bildirim yapın.
Kimler verme bildirimi yapar?
Ürünü başka bir kuruma devreden herkes verme bildirimi yapar: üretici ve ithalatçılar, medikal bayi ve depolar, satış merkezleri ve gerektiğinde sağlık hizmet sunucuları. Verme bildiriminin alıcısı ÜTS'de kayıtlı bir kurum olmalıdır.
İki istisnayı ayırt etmek önemlidir. Ürün son kullanıcıya teslim ediliyorsa verme değil, tüketiciye verme bildirimi yapılır. ÜTS'de kaydı bulunmayan bir yere yapılan devirler için ise tanımsız yere verme bildirimi kullanılır.
Verme bildirimi ne zaman yapılır?
Resmî kılavuzda verme için gün sınırı tanımlanmamıştır. Pratikte en sağlıklı yöntem, bildirimi sevkiyatla eş zamanlı yapmaktır. Böylece alıcı ürünü teslim alırken alma bildirimini de hemen tamamlayabilir ve ÜTS stoğu ile fiziksel stok arasında fark oluşmaz.
Bildirimde nelere dikkat etmelisiniz?
Doğru ürün, doğru numara
Bildirdiğiniz lot veya seri numarası, koliye giren ürünle birebir aynı olmalıdır. Son dakika değişen bir koli, bildirim ile fiziksel ürünün ayrışmasına neden olur. Sorun genellikle alıcının alma aşamasında ortaya çıkar.
SKT ve barkod kuralları
- Kılavuza göre son kullanma tarihi geçmiş ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. SKT'si geçmiş bir ürünü verme bildirimiyle devredemezsiniz.
- Piyasaya arz barkodu verme bildiriminde kullanılabilir. Kılavuz bu barkodun kullanımını üretim, ithalat, ihracat, verme ve alma bildirimleriyle sınırlar.
Sorgu ekranında görünmeme
Portaldaki "Ayrıntılı Sorgula" ekranı son bir saatlik hareketleri göstermez. Az önce yaptığınız vermeyi burada göremiyorsanız bildirimi tekrarlamayın; mükerrer kayıt, düzeltmesi zor bir tabloya yol açar.
Toplu verme
Çok sayıda satırı ÜTS portalının Excel toplu yükleme şablonuyla gönderiyorsanız şablonun yapısını değiştirmeyin. Yüklemeden sonra her satırın sonucunu ayrı ayrı kontrol edin; reddedilen tek bir satır, alıcının beklediği ürünün ÜTS'de ona ulaşmaması anlamına gelir.
Hatalı verme nasıl düzeltilir?
Düzeltme yolu, alıcının alma yapıp yapmadığına bağlıdır. Alıcı henüz alma yapmadıysa verme bildiriminin iptal karşılığı kullanılabilir; ayrıntılar iptal işlemleri sayfasında.
Alıcı alma bildirimini yaptıysa durum değişir, çünkü alma bildiriminin iptali yoktur. Bu durumda alıcı ürünü size yeni bir verme bildirimiyle geri gönderir, siz de alma yaparak ürünü stoğunuza geri alırsınız. Ardından ürünü doğru alıcıya yeniden verebilirsiniz.
Verme ve e-Fatura
Tıbbi cihaz satışlarında e-Fatura'nın ILAC_TIBBICIHAZ senaryosu kullanılır; fatura satırlarında UNO (ürün numarası), LNO (lot), SNO (seri/sıra) ve URT (üretim tarihi) alanları yer alır. Faturadaki bu bilgilerin verme bildirimindeki tekil ürünlerle aynı olması, alıcının kontrolünü kolaylaştırır. Ayrıntılar için e-Fatura UNO, LNO, SNO ve URT rehberine bakabilirsiniz.
TraceArt ÜTS verme sürecinde nasıl yardımcı olur?
TraceArt ÜTS, verme bildirimini göndermeden önce SKT, barkod türü ve zorunlu alan kurallarını kontrol eder; hatalı bir satır alıcıya ulaşmadan önce sizin ekranınızda kalır (bildirim öncesi kural kontrolü). Aynı ürün verisinden e-Fatura ÜTS etiketlerini de otomatik hazırlar. Verme trafiğinizi birlikte değerlendirmek için demo talep edin.
Sık yapılan hatalar
- Yanlış alıcı kurumu seçmek; alıcı alma yaptıktan sonra bu hata ancak ürünün size yeni bir verme bildirimiyle geri gönderilmesiyle düzelir
- Bildirimi portalın Ayrıntılı Sorgula ekranında hemen göremeyince tekrar göndermek; bu ekran son bir saatlik hareketi göstermez
- Fiziksel sevkiyattaki lot veya seri numaralarıyla bildirilen numaraların farklı olması
- Son kullanıcıya yapılan teslimlerde verme yerine tüketiciye verme bildirimi gerektiğini atlamak
- Faturadaki ÜTS etiketleri ile verme bildirimindeki ürün bilgilerinin uyuşmaması
Bu bildirimi TraceArt ÜTS ile hatasız yapın
TraceArt ÜTS, verme bildirimi dahil tüm bildirimleri göndermeden önce ÜTS kurallarına göre kontrol eder; son kullanma tarihi geçmiş ürün, yanlış barkod türü ya da eksik zorunlu alan gibi hataları ÜTS'ye ulaşmadan gösterir.
Bildirim öncesi kural kontrolü →