Tıbbi cihaz satışlarında ÜTS yalnızca bildirim ekranlarında kalmıyor; faturaya da giriyor. GİB'in ILAC_TIBBICIHAZ e-Fatura senaryosuyla, satılan cihazın ÜTS'deki kimlik bilgileri fatura satırlarında yer alıyor. Bu rehberde senaryonun ne olduğunu, UNO, LNO, SNO ve URT alanlarının anlamını, takvimi ve uygulamaya geçerken kullanabileceğiniz bir kontrol listesini bulacaksınız.
ILAC_TIBBICIHAZ senaryosu nedir?
ILAC_TIBBICIHAZ, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) ilaç ve tıbbi cihaz teslimlerine yönelik e-Fatura senaryosudur. Kuralları "İlaç ve Tıbbi Cihaz Teslimlerine İlişkin Fatura Teknik Kılavuzu"nda tanımlanır. Kılavuzun 1.0 sürümü 06.01.2025 tarihlidir.
Senaryonun tıbbi cihaz tarafındaki özü şudur: faturadaki tıbbi cihaz satırları ürünün ÜTS'deki numarasını, lot veya seri bilgisini ve üretim tarihini taşır. Bu sayede faturadaki ürünü ÜTS kayıtlarıyla ilişkilendirmek mümkün olur.
Fatura ile ÜTS kaydı aynı bilgileri taşıdığında, hangi ürünün hangi lot veya seri numarasıyla teslim edildiğini izlemek kolaylaşır. Bu da hem satıcı hem alıcı tarafında kayıtların düzenli tutulmasına yardımcı olur.
Bu rehber tıbbi cihaz satırlarına odaklanıyor. Senaryo ilaç teslimlerini de kapsar; ilaçlara ilişkin kurallar için kılavuzun ilgili bölümlerine bakın.
UNO, LNO, SNO ve URT ne anlama gelir?
Dört alan da ürünün ÜTS'deki kimliğine dairdir. GS1 karekodlu ürünlerde bu bilgilerin çoğu doğrudan ürün üzerindeki karekoddan okunabilir.
UNO: ürün numarası
UNO, ürünün ÜTS'deki ürün numarasını, yani barkodunu ifade eder. GS1 karekodlu ürünlerde bu bilgi karekodun (01) alanından, yani GTIN'den gelir. Faturaya yazdığınız numara, ÜTS'deki ürün kaydında görünen numarayla birebir aynı olmalıdır. HIBC gibi farklı barkod yapılarını kullanan ürünlerde de esas alınacak olan, ÜTS'deki kayıttır.
LNO: lot numarası
LNO, ürünün lot (parti) numarasıdır. GS1 karekodda (10) alanında yer alır ve en fazla 20 karakterdir. Aynı üretim partisinden çıkan ürünler aynı lot numarasını taşır.
SNO: seri veya sıra numarası
SNO, ürünün seri ya da sıra numarasıdır. GS1 karekodda (21) alanında yer alır ve en fazla 20 karakterdir. Bazı kaynaklar bu alanın isteğe bağlı olduğunu belirtir; seri numarasıyla izlenen ürünlerde nasıl doldurulması gerektiğini kılavuzdan ve e-Fatura entegratörünüzden teyit edin.
URT: üretim tarihi
URT, ürünün üretim tarihidir. GS1 karekodda (11) alanında, YYAAGG biçiminde yer alır. Karekoddaki (17) alanı ise son kullanma tarihidir; ikisini karıştırmamak önemlidir.
Karekodun yapısını örneklerle görmek isterseniz GS1 karekod nasıl okunur? rehberimize göz atabilirsiniz.
Faturadaki ÜTS alanları, ÜTS bildiriminin yerini tutar mı?
Hayır. Faturaya UNO, LNO, SNO ve URT yazmak, ÜTS'de bildirim yapmak anlamına gelmez. e-Fatura GİB'in, ÜTS ise TİTCK'nın sistemidir ve iki yükümlülük ayrı yürür.
Bir tıbbi cihazı başka bir firmaya veya sağlık kuruluşuna sattığınızda ÜTS'de verme bildirimini ayrıca yapmanız gerekir. Son kullanıcıya yapılan satışlarda ise tüketiciye verme bildirimi kullanılır. Fatura ile bildirimin aynı tekil ürünü göstermesi, iki kaydın birbiriyle tutarlı olması açısından önemlidir.
Örnek: bir satış satırının yolculuğu
Basit bir örnek üzerinden düşünelim. Bir medikal depo, üreticiden lot numaralı bir sarf ürünü teslim alıyor ve daha sonra bu ürünü bir kliniğe satıyor. Senaryonun bu depo için yürürlükte olduğunu varsayalım.
- Teslim alma: Depo ürünü kabul ederken ÜTS'de alma bildirimini yapar. Karekoddan ürün numarası, lot numarası ve varsa üretim tarihi okunur ve kayda geçer.
- Sevkiyat: Depo ürünü kliniğe gönderirken ÜTS'de verme bildirimi yapar.
- Fatura: Aynı satış için düzenlenen e-Faturada tıbbi cihaz satırına UNO olarak ürün numarası, LNO olarak lot numarası, URT olarak üretim tarihi yazılır. Ürün seri numarasıyla izleniyorsa SNO alanı da gündeme gelir.
- Kliniğin tarafı: Klinik ürünü teslim alırken kendi alma bildirimini yapar.
Bu akıştaki kritik nokta, bilgilerin her adımda aynı kaynaktan gelmesidir. Teslim alırken doğru kaydedilen lot ve tarih bilgisi, hem verme bildiriminde hem faturada yeniden kullanılır. Bilgiyi her adımda yeniden yazmak ise tutarsızlık riskini artırır.
Hangi satıcılar etkileniyor?
Senaryo, ilaç ve tıbbi cihaz teslimlerine ilişkin faturalar için tasarlandı. Tıbbi cihaz satan ve e-Fatura düzenleyen tedarik zinciri halkaları bu alanlarla karşılaşabilir:
- Üretici ve ithalatçılar
- Medikal bayi ve depolar
- Eczaneler
- Optisyenlik müesseseleri
Eczaneler ve optisyenlik müesseseleri için ayrıca bir yürürlük tarihi duyuruldu; ayrıntısı aşağıdaki takvim bölümünde. Hangi mükellef grubunun hangi tarihten itibaren senaryoyu kullanmak zorunda olduğu GİB duyurularıyla belirlenir. Kendi durumunuzu e-Fatura entegratörünüz ve mali müşavirinizle birlikte değerlendirmeniz en sağlıklısıdır.
Alıcı tarafındaki hastaneler ve klinikler de bu alanları içeren faturaları teslim alır. Satın alma ve depo ekiplerinin dört alanın anlamını bilmesi, mal kabulü sırasında fatura ile ürün arasındaki eşleştirmeyi kolaylaştırır.
ÜTS tarafında kimlerin yükümlü olduğunu merak ediyorsanız ÜTS nedir, kimler kullanmak zorunda? rehberine bakabilirsiniz.
Takvim: yürürlük tarihleri ne zaman?
Senaryonun yürürlük tarihleri bugüne kadar birkaç kez değişti. Eczaneler ve optisyenlik müesseseleri için 1.10.2026 tarihi duyuruldu.
Tarihler daha önce birkaç kez değiştiği için burada yazan tarihi kesin kabul etmeyin. Güncel durumu GİB'in e-Belge portalındaki duyurulardan kontrol edin.
Takvimi izlerken şunlara dikkat edin:
- Duyurunun tarihine ve hangi mükellef grubunu kapsadığına bakın.
- Haber sitelerindeki eski yazılar yerine doğrudan GİB duyurusunu esas alın.
- Teknik kılavuzun güncel sürümünü kontrol edin. Bu rehber 06.01.2025 tarihli 1.0 sürümüne dayanır; daha yeni bir sürüm yayımlanmışsa onu esas alın.
Eczane ve optikler için notlar
Duyurulan tarih, eczaneleri ve optisyenlik müesseselerini takvimin odağına taşıdı. Bu işletmelerde tıbbi cihaz satışı çoğunlukla son kullanıcıya yapılır ve ÜTS tarafında tüketiciye verme bildirimi kullanılır.
- Tezgâhta satış hızlı ilerlediği için lot ve seri bilgisinin ürün henüz raftayken, yani alma sırasında kayda alınmış olması büyük kolaylık sağlar.
- Kontakt lens gibi çok çeşitli ürünlerde ürün kartlarınızın ÜTS numaralarıyla eşleştiğini önceden kontrol edin.
- Son kullanıcıya yapılan satışlarda hangi belge türünün ve senaryonun kullanılacağını entegratörünüz ve GİB duyurusu üzerinden teyit edin.
Uygulamaya geçiş için pratik kontrol listesi
- e-Fatura altyapınızı sorun. Kullandığınız e-Fatura programının veya entegratörünüzün ILAC_TIBBICIHAZ senaryosunu destekleyip desteklemediğini ve UNO, LNO, SNO, URT bilgilerini hangi yolla aldığını öğrenin.
- Ürün kartlarınızı ÜTS ile eşleştirin. Sattığınız her tıbbi cihazın ÜTS ürün numarasının ürün kartınızda doğru kayıtlı olduğundan emin olun.
- Lot ve seri bilgisini girişte yakalayın. Ürünü teslim alırken, yani alma bildirimi sırasında lot veya seri numarasını kaydedin. Bu bilgiyi satış anında aramak hem zaman kaybettirir hem hata riskini artırır.
- Üretim tarihini kayda alın. URT için karekodun (11) alanını kullanın. Karekodda bu alan yoksa üretim tarihini ürün etiketinden veya tedarikçi belgelerinden kontrol etmeniz gerekebilir.
- Faturayı ve ÜTS bildirimini aynı veriden besleyin. Verme veya tüketiciye verme bildirimindeki tekil ürünle faturadaki ürünün aynı olması, kayıtlarınızın tutarlılığı açısından önemlidir.
- Teknik ayrıntıları netleştirin. Zorunlu ve isteğe bağlı alanları, tarih biçimini ve birden fazla lot veya seri içeren satırların nasıl gösterileceğini kılavuz üzerinden entegratörünüzle birlikte gözden geçirin.
- Deneme faturalarıyla test edin. Entegratörünüzün test imkânı varsa canlı kullanıma geçmeden önce örnek faturalar düzenleyin.
- Ekibinizi bilgilendirin. Faturayı düzenleyen personelin dört alanın anlamını bilmesi, hataları kaynağında azaltır.
e-Fatura entegratörünüze sormanız gereken sorular
Kontrol listesinin ilk maddesini kolaylaştırmak için entegratörünüze şu soruları yöneltebilirsiniz:
- ILAC_TIBBICIHAZ senaryosunu destekliyor musunuz?
- UNO, LNO, SNO ve URT bilgilerini hangi biçimde ve hangi yolla alıyorsunuz?
- Bir faturada aynı üründen farklı lot veya seri numaraları varsa satırlar nasıl oluşturulmalı?
- Canlıya geçmeden önce deneme faturası düzenleme imkânı var mı?
- Hatalı düzenlenmiş bir faturada izlenecek yol nedir?
- Teknik kılavuzun yeni sürümleri sisteminize ne kadar sürede yansıtılıyor?
Bu soruların yanıtları, hangi bilgiyi hangi formatta hazırlamanız gerektiğini netleştirir ve son dakika sürprizlerini azaltır.
Sık yapılan hatalar
- Lot ile seriyi karıştırmak. Lot numarasını SNO'ya, seri numarasını LNO'ya yazmak kolay yapılan bir hatadır. Karekodda (10) lot, (21) seri numarasıdır.
- UNO'yu eksik yazmak. Barkodu ÜTS kaydındakinden farklı biçimde girmek, örneğin Excel gibi araçların baştaki sıfırları silmesine dikkat etmemek.
- Üretim tarihi yerine SKT yazmak. URT üretim tarihidir; karekoddaki (17) alanında yer alan son kullanma tarihi bu alana girmez.
- Tarih biçimini kontrol etmemek. Karekoddaki tarih YYAAGG biçimindedir. Faturada beklenen biçimi kılavuzdan kontrol edin ve dönüşümü elle değil, sistem üzerinden yapın.
- Farklı lotları ayırmadan tek satırda toplamak. Bu durum, satırdaki ÜTS bilgisinin hangi tekil ürüne ait olduğunu belirsizleştirir.
- Eski bir duyuruya göre hareket etmek. Tarihler değiştiği için yalnızca güncel GİB duyurusunu esas alın.
- Bilgiyi her satışta elle yazmak. Elle giriş, özellikle uzun lot ve seri numaralarında yazım hatası riskini artırır.
TraceArt ÜTS bu alanları nasıl hazırlar?
TraceArt ÜTS, ILAC_TIBBICIHAZ senaryosundaki UNO, LNO, SNO ve URT alanlarını ürün verinizden otomatik hazırlar. Böylece bu bilgileri her faturada tek tek elle yazmanız gerekmez; özelliğin ayrıntılarını e-Fatura ÜTS etiketleri sayfasında bulabilirsiniz. Bildirim tarafında ise bildirim öncesi kural kontrolü, SKT, barkod türü ve zorunlu alan hatalarını ÜTS'ye gitmeden yakalar.
Otomatik hazırlığın kalitesi, kaynağındaki veriye bağlıdır. Ürün kartlarınızı ve teslim alma kayıtlarınızı düzenli tutmanız, faturadaki ÜTS alanlarının da doğru oluşmasını sağlar.
TraceArt ÜTS'nin bulut sürümü muhasebe veya ERP programlarıyla doğrudan entegrasyon sunmaz. Logo, Mikro, Netsis gibi bir ERP ile entegre çalışan bir çözüme ihtiyacınız varsa DataStil kurumsal çözümlerine datastil.com üzerinden ulaşabilirsiniz. Kendi fatura akışınızda bu alanların nasıl hazırlandığını görmek için demo talep edebilirsiniz.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; hukuki veya mali danışmanlık yerine geçmez. Mevzuat değişikliklerini TİTCK ve GİB duyurularından takip edin.