SKT'si geçmiş tıbbi cihaz ne yapılır? Geri çekme ve imha rehberi

Depoda ya da rafta son kullanma tarihi geçmiş bir tıbbi cihaz bulduğunuzda iki soru ortaya çıkar: Bu ürünle fiziksel olarak ne yapacağım ve ÜTS'de kaydını nasıl kapatacağım? İkinci sorunun cevabı, çoğu kişinin sandığından daha dardır.

Bu rehberde TİTCK'nın Tekil Hareket Kılavuzu'ndaki kuralı, tedarikçiye iade ile imha arasında nasıl karar vereceğinizi, HEK/zayiat ve stok düzeltmeyle ilişkisini, belge tutma önerilerini ve süresi geçmeyi önlemenin yollarını bulacaksınız.

Kural: SKT'si geçmiş ürün yalnızca iki bildirime konu olabilir

Kılavuza göre son kullanma tarihi geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. Yani bu ürünü verme, kullanım, tüketim ya da tüketiciye verme gibi bildirimlerle hareket ettiremezsiniz.

Kuralın mantığı açıktır: Süresi geçmiş ürünün hastaya ulaşmaması ve tedarik zincirinde dolaşmaya devam etmemesi gerekir. Pratikte iki yolunuz vardır: ürünü geldiği yere geri göndermek ya da imha etmek.

SKT'nin geçip geçmediğini nasıl anlarsınız?

SKT, karekoddaki (17) alanında YYAAGG biçiminde yer alır; etiketin okunabilir kısmında da genellikle kum saati sembolünün yanında yazılıdır. Örneğin 270131, 31 Ocak 2027 anlamına gelir.

Etiketteki tarih ile karekoddan okunan tarihin aynı olduğundan emin olun. Bir uyuşmazlık görürseniz ürünü kullanmadan önce tedarikçinize danışın.

SKT geçmeden fark ederseniz seçenekleriniz daha geniştir

Kılavuzdaki kısıt, SKT geçtikten sonra devreye girer. Son kullanma tarihi yaklaşan ama henüz geçmemiş bir ürün için seçenekleriniz daha geniştir. Örneğin tedarikçinizle anlaşarak ürünü olağan iade süreciyle, yani bir verme bildirimiyle geri gönderebilir ya da ürünü SKT'si dolmadan kullanılacağı bir birime yönlendirebilirsiniz.

Bu yüzden yaklaşan SKT'leri erken görmek yalnızca maliyet açısından değil, ÜTS süreçleri açısından da avantaj sağlar. SKT dolduktan sonra elinizde yalnızca geri çekme ve imha kalır.

Geri çekme bildirimi

Geri çekme, ÜTS'de bir verme–alma çifti olarak çalışır. Ürünü geri gönderen taraf geri çekme verme, teslim alan taraf geri çekme alma bildirimi yapar. Kılavuzda geri çağırma süreçleri için tanımlanan bu hareket, SKT'si geçmiş ürünler için izin verilen iki yoldan biridir.

Tedarikçiniz süresi geçmiş ürünü geri almayı kabul ediyorsa kullanacağınız bildirim budur. Ürünü göndermeden önce tedarikçinizle anlaşmanız ve geri çekme alma bildirimini yapacağını teyit etmeniz, ürünün ÜTS'de iki taraf arasında askıda kalmasını önler.

İmha / bertaraf bildirimi

İmha/bertaraf bildirimi, ürünün kullanılamaz hâle getirilip bertaraf edildiğini ÜTS'ye bildiren çıkış bildirimidir. Tedarikçi iadeyi kabul etmiyorsa ya da ürünün geri gönderilmesi anlamlı değilse bu yol izlenir.

İmha bildirimi ürünün ÜTS kaydını kapatır; ancak fiziksel bertarafa ilişkin çevre ve atık mevzuatındaki yükümlülüklerin yerine geçmez. Tıbbi atıkların bertarafında kurumunuzun bağlı olduğu düzenlemeleri ayrıca takip edin.

Karar akışı: iade mi, imha mı?

Süresi geçmiş bir ürünü fark ettiğinizde şu sırayı izleyebilirsiniz:

1. Ürünü ayırın. Kullanılabilir stoktan fiziksel olarak ayırıp kullanılmayacağını açıkça işaretleyin.
2. Kimliğini doğrulayın. Karekoddan ürün numarasını, lot veya seri numarasını ve SKT'yi okuyun. Okuma ayrıntıları için GS1 karekod rehberimize bakabilirsiniz.
3. ÜTS'de sizin üzerinizde olup olmadığını kontrol edin. Ürün alma bildirimiyle stoğunuza girmiş olmalıdır. Değilse önce bu durumu tedarikçinizle netleştirin.
4. Tedarikçinize sorun. Süresi geçmiş ürünü geri alıp almayacağı aranızdaki ticari koşullara bağlıdır.
5. İade kabul ediliyorsa geri çekme verme bildirimini yapın ve tedarikçinin geri çekme alma bildirimini takip edin.
6. İade kabul edilmiyorsa ürünü uygun yöntemle bertaraf ettirin ve imha bildirimini yapın.
7. Belgeleri dosyalayın. Hangi yolu seçtiğinizi ve nedenini gösteren kayıtları saklayın.

Bu akışta asıl karar noktası tektir: Tedarikçi ürünü geri alıyor mu? Diğer adımlar, iki yolda da kaydın doğru ve izlenebilir olmasını sağlamak içindir.

Aynı lotun geri kalanını unutmayın

Bir ürünün SKT'si geçtiyse, aynı lottaki diğer ürünlerin SKT'si de genellikle aynıdır. Bu nedenle tek bir kutuyla yetinmeyin; aynı lotun başka depo, raf ya da birimlerde bulunup bulunmadığını kontrol edin.

Aynı lottaki ürünleri birlikte ele almak, aynı işlemi tekrar tekrar yapmanızı ve bazı ürünlerin gözden kaçmasını önler. Tedarikçiyle iade görüşmesini de tek seferde ve tam liste üzerinden yapmanız kolaylaşır.

Zincirdeki her halka ne yapar?

Süresi geçmiş ürün tedarik zincirinde geri giderken her halka kendi bildirimini yapar:

• Hastane veya klinik: Ürünü tedarikçisine geri çekme verme bildirimiyle gönderir ya da imha eder.
• Bayi veya depo: Müşterisinden gelen ürün için geri çekme alma bildirimini yapar. Ardından ürünü kendi tedarikçisine geri çekme verme bildirimiyle iletebilir ya da imha edebilir.
• Üretici veya ithalatçı: Zincirin sonunda ürünü teslim alır ve gerekirse imha bildirimini yapar.

Her halkada bildirim, ürünün fiziksel hareketiyle birlikte düşünülmelidir. Ürün fiziksel olarak gittiği hâlde bildirim yapılmadıysa ya da bildirim yapılıp ürün gönderilmediyse iki tarafın ÜTS kayıtları birbirini tutmaz.

Mahrecine iade ne zaman gündeme gelir?

Çıkış bildirimleri arasında ürünün geldiği yere iadesi için ayrı bir tür de bulunur: mahrecine iade. Adında "iade" geçtiği için süresi geçmiş ürünlerde de akla gelebilir.

Ancak kılavuzdaki kural, SKT'si geçmiş ürünleri yalnızca geri çekme ve imhayla sınırlar. Mahrecine iadenin hangi durumlarda kullanılacağını kılavuzdan kontrol edin; süresi geçmiş ürünlerde ise kural gereği izin verilen yollar geri çekme ve imhadır.

HEK/zayiat ve stok düzeltme ile ilişkisi

HEK/zayiat bildirimi, genel olarak kırılma, bozulma veya kayıp gibi durumlar için kullanılan bir çıkış türüdür; alt türleri arasında stok düzeltme de bulunur. Süresi geçmiş ürünü de bir tür fire gibi düşünüp bu bildirime yönelmek kolaydır.

Kılavuz kuralı açısından ise SKT geçtikten sonra seçenekler geri çekme ve imhayla sınırlıdır. Bu yüzden HEK/zayiat ya da stok düzeltmeyi süresi geçmiş ürünleri kapatmak için planlamayın.

Daha zor bir durum, süresi geçmiş bir ürünün sayımda bulunamamasıdır. Kayıt ÜTS'de duruyor ama ürün fiziksel olarak yoksa, nasıl ilerleyeceğinizi TİTCK ve ÜTS destek kanallarına danışarak netleştirmeniz en doğrusudur. Asıl çözüm, sayım farklarını SKT dolmadan fark etmektir.

Belgeleme: hangi kayıtları saklamalısınız?

ÜTS bildirimi işin kayıt tarafıdır. Kurum içinde ve olası bir denetimde neyin neden yapıldığını gösterebilmek için ek belgeler de önemlidir. Genel olarak şunları düzenli tutmanız faydalı olur:

• Süresi geçen ürünlerin listesi: ürün numarası, lot veya seri numarası, SKT ve adet.
• Ürünün ne zaman ve kim tarafından kullanılabilir stoktan ayrıldığına dair iç kayıt.
• Tedarikçiyle iade yazışmaları ve iade sevk belgeleri.
• İmha seçildiyse bertarafı yapan kurum veya firmadan alınan belgeler ile kurum içi tutanak.
• İlgili ÜTS bildirimlerinin kayıtları ve bildirimi yapan kullanıcı bilgisi.

Bu liste bir mevzuat gereklilikleri listesi değil, iyi uygulama önerisidir. Kurumunuza özgü zorunlulukları kalite, satın alma ve hukuk birimlerinizle birlikte netleştirin.

Sık yapılan hatalar

• Süresi geçmiş ürünü olağan verme bildirimiyle iade etmeye çalışmak: Kural gereği bu ürün yalnızca geri çekme veya imhaya konu olabilir.
• Kaydı HEK/zayiat ya da stok düzeltmeyle kapatmaya çalışmak: Süresi geçmiş ürünler için uygun yol değildir.
• Ürünü fiziksel olarak gönderip bildirimi unutmak: Ürün ÜTS'de sizde görünmeye devam eder ve tedarikçiniz karşılık gelen alma bildirimini yapamaz.
• Yanlış lotu imha olarak bildirmek: Karekodu dikkatle okuyun. Hata yaptıysanız her bildirim türünün bir iptal karşılığı olduğunu unutmayın.
• Bildirimi göremeyince tekrar göndermek: Portaldaki "Ayrıntılı Sorgula" ekranı son bir saatlik hareketi göstermez; bildiriminiz yalnızca henüz listede görünmüyor olabilir.
• Belgeleri saklamamak: İade ve imha kayıtları, ÜTS'deki bildirimin arka planını gösteren belgelerdir.

Süresi geçmeyi nasıl önlersiniz?

En kolay geri çekme ya da imha, hiç gerekmeyendir. Süresi geçen ürün sorunu çoğu zaman stokta gözden kaçan lotlarla başlar. Şu alışkanlıklar bu riski azaltmaya yardımcı olur:

1. İlk süresi dolan ilk çıkar (FEFO). Rafa yerleştirmede ve kullanımda SKT'si en yakın lotu öne alın.
2. Yaklaşan SKT'leri düzenli izleyin. Belirli aralıklarla SKT'si yaklaşan lotları listeleyip ilgili birimlerle paylaşın.
3. Alımda SKT'ye bakın. Alma bildirimini yaparken kalan raf ömrünü kontrol edin; kısa ömürlü ürünleri kabul etmeden önce tedarikçinizle konuşun.
4. Kullanım ve tüketim bildirimlerini aksatmayın. Bildirimi yapılmamış tüketimler, ÜTS'de stokta varmış gibi görünen ve zamanla SKT'si geçen kayıtlar yaratır.
5. Sayımları SKT kontrolüyle birleştirin. Fiziksel sayımı ÜTS kayıtlarıyla karşılaştırırken SKT'leri de gözden geçirin.

Bu izlemeyi elle yapmak, ürün çeşidi arttıkça zorlaşır. TraceArt ÜTS'deki lot, seri ve SKT takibi bu izlemeyi kolaylaştırmaya yöneliktir.

TraceArt ÜTS süresi geçmiş lotlarda hatalı bildirimi nasıl engeller?

Süresi geçmiş bir ürünü yanlışlıkla tüketim ya da verme bildirimine eklemek, yoğun bir günde kolayca olabilir. TraceArt ÜTS'deki bildirim öncesi kural kontrolü, SKT, barkod türü ve zorunlu alan gibi hataları bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalar. SKT'si geçmiş bir lot için geri çekme veya imha dışında bir bildirim hazırladığınızda bunu gönderimden önce görürsünüz.

Böylece hatalı bildirimi sonradan iptal edip yeniden yapmak zorunda kalmazsınız. TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır ve kurulum gerektirmez; hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildirimi birlikte yaparsınız. Kendi stok ve bildirim akışınızda nasıl çalıştığını görmek için demo talebi oluşturabilirsiniz.