Bayi ve depolarda ÜTS neden yoğun bir iştir?
Medikal bayi ve depolar zincirin ortasında yer alır. Ürünü üretici, ithalatçı veya başka bir bayiden alır; hastanelere, kliniklere, eczanelere ya da alt bayilere verirsiniz. Her el değiştirme, iki tarafın da ÜTS'ye bildirim yapması anlamına gelir.
Hareket sayısı arttıkça küçük hatalar da birikir. Yanlış seri numarasıyla yapılan bir verme bildirimi karşı tarafın kabulünde sorun çıkarır ve ÜTS'deki stoğunuz depodaki gerçek stoktan uzaklaşır.
Bayi ve dağıtıcılar ÜTS bildirimleriyle yükümlü olmanın yanında satış merkezi yetki belgesine ve ÇKYS numarasına da ihtiyaç duyar.
Tipik bildirim akışı
- Alma: Tedarikçiniz verme bildirimini yaptıktan sonra ürünü fiziksel olarak kontrol eder ve alma bildirimi ile kabul edersiniz. Kılavuz, birden fazla ürünü tek seferde kabul etmek için toplu almaya, ürünü reddetmek için de "almak istemiyorum" seçeneğine yer verir.
- Verme: Ürünü bir sağlık tesisine, eczaneye veya başka bir bayiye devrettiğinizde verme bildirimi yaparsınız. Alıcı kurumun doğru seçilmesi ve lot ya da seri bilgisinin sevk edilen ürünle aynı olması gerekir.
- Geçici kullanım: Demo veya deneme amaçlı verilen cihazlarda geçici kullanıma verme bildirimi yapılır; süreç kullanımdan alma bildirimiyle sona erer.
- Geri çekme: Üretici veya ithalatçı bir geri çağırma başlattığında elinizdeki ürünler geri çekme bildirimleriyle zincirden toplanır. Hangi lotun hangi müşterinize gittiğini kendi kayıtlarınızdan hızla görebilmek, bu süreci kısaltır.
- İade ve stok düzeltme: Yurt içindeki tedarikçinize iade ettiğiniz ürün bir devirdir ve genellikle verme bildirimiyle yapılır; ithal edilen ürünün yurt dışındaki gönderene geri gönderilmesi ise mahrecine iade kapsamındadır. Hasar ve kayıplarda HEK/zayiat bildirimi kullanılır. HEK/zayiat bildiriminin alt türleri arasında stok düzeltme de bulunur.
Bayilerin en çok dikkat etmesi gereken kurallar
Alma bildiriminin iptali yoktur
Birçok bildirim türünün iptal karşılığı olsa da alma bildirimi iptal edilemez. Yanlışlıkla kabul edilen bir ürün, gönderen firmaya yeni bir verme bildirimi yapılarak düzeltilir. Bu nedenle kabulden önce yapılan kontrol, sonradan yapılan düzeltmeden çok daha az zahmetlidir.
SKT'si geçmiş ürün dağıtılamaz
Son kullanma tarihi geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. Depoda gözden kaçan bir lotun verme bildirimine eklenmesi bildirimin reddedilmesine yol açar. İzlenecek yol için SKT'si geçmiş tıbbi cihaz rehberimize bakabilirsiniz.
Kayıtlarınızın doğruluğu
ÜTS portalındaki Ayrıntılı Sorgula ekranı son bir saatlik hareketleri göstermez; stok mutabakatı yaparken bunu hesaba katın. Satış Yönetmeliği'nin 28/A maddesine göre gerçeğe aykırı beyanlarda sisteme erişim kısıtlanabilir. ÜTS stoğunuzun fiziksel stokla örtüşmesi bu yüzden yalnızca bir düzen meselesi değildir.
Sık yapılan hatalar
- Verme bildiriminde alıcı kurumun yanlış seçilmesi
- Sevk edilen ürünle bildirimdeki lot veya seri numarasının uyuşmaması
- SKT'si geçmiş bir lotun sevkiyata eklenmesi
- Gelen ürünün fiziksel kontrol yapılmadan kabul edilmesi; alma bildiriminin iptali olmadığı için bu hata ancak ters verme ile düzeltilebilir
- Geri çağrılan ürünün geri çekme yerine normal verme bildirimiyle gönderilmesi
Bu hataların çoğu, bildirim gönderilmeden önce yapılacak bir kontrolle önlenebilir.
TraceArt ÜTS bayi ve depolara nasıl yardımcı olur?
TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır; depodaki, ofisteki veya sahadaki ekibiniz kurulum yapmadan tarayıcıdan çalışabilir.
- Bildirim öncesi kural kontrolü: SKT'si geçmiş ürün, yanlış barkod türü veya eksik zorunlu alan içeren bir bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalanır. Hatayı baştan önlemek, ters bildirimle düzeltme yükünü azaltır.
- e-Fatura ÜTS etiketleri: ILAC_TIBBICIHAZ senaryosundaki UNO, LNO, SNO ve URT alanları ürün verinizden otomatik hazırlanır. Yürürlük tarihlerini GİB duyurularından, ebelge.gib.gov.tr üzerinden takip etmenizi öneririz.
- Toplu işlemler: Excel ile toplu bildirim ve el tipi barkod okuyucuyla çalışma, yoğun sevkiyat günlerinde işinizi kolaylaştırır.
- Stok görünümü: Lot, seri ve SKT takibi ile stok ve depo görünümü, ÜTS kayıtlarınızı fiziksel stokla karşılaştırmanıza yardımcı olur.
- Ekip çalışması: Çoklu kullanıcı ve yetki yapısıyla depo, satış ve satın alma ekipleri aynı hesap üzerinde çalışabilir.
Hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Kendi alma ve verme trafiğiniz üzerinden görmek için demo talep edebilirsiniz.