Adım adım kullanım bildirimi
- 1Kullanılan ürünü karekod ya da ürün numarası, lot ve/veya seri numarasıyla sorgulayın ve stoğunuzda göründüğünü doğrulayın.
- 2Kullanım adedini ve kullanım tarihini girin.
- 3Hastanın ad-soyadını yazın ve kimlik bilgisi türünü seçin: T.C. kimlik numarası, yabancı kimlik numarası, pasaport, YUPASS, yenidoğan için anne kimliği veya “kimliği bilinmiyor”.
- 4Kimliği belirsiz hastada ad-soyad alanına “belirsiz” yazın; kişi tanımlayıcı numara olarak tesisin açtığı dosya numarası gibi bir numara girin.
- 5TraceArt ÜTS'de bildirimi gönderin: SKT'si geçmiş ürün, uygun olmayan barkod türü veya eksik hasta kimliği gibi hatalar ÜTS'ye gitmeden kural kontrolüne takılır.
- 6Sonucu kontrol edin; portalın “Ayrıntılı Sorgula” ekranı son bir saatteki işlemleri göstermediği için yeni bildirimi orada hemen göremeyebilirsiniz.
Kullanım bildirimi nedir?
Kullanım bildirimi, sağlık hizmet sunucusunun hastaya uyguladığı bir tıbbi cihazı, kişiyi tanımlayan hasta bilgileriyle ÜTS'ye kaydettiği çıkış bildirimidir. Bildirimle birlikte tekil ürün tesisin stoğundan düşer ve hangi hastada kullanıldığı izlenebilir hâle gelir.
Bu bağ özellikle implantlarda büyük önem taşır. Bir ürün için geri çağırma başladığında cihazın hangi hastada olduğu, ancak doğru yapılmış bir kullanım bildirimiyle tespit edilebilir.
Hangi cihazlar kullanım bildirimine konu olur?
Bir cihaza kullanım bildirimi yapılıp yapılamayacağını, ürünü ÜTS'ye kaydeden firmanın ürün kaydında verdiği cevaplar belirler. Resmî kılavuza göre şu durumlardan biri yeterlidir:
- “Vücuda implante edilebilir mi?” sorusuna “evet” cevabı verilmiştir.
- Ürün tek kullanımlık veya sınırlı kullanım sayılıdır ve SUT (Sağlık Uygulama Tebliği) eşleşmesi vardır.
- Ürünün yalnızca tek bir hastada kullanılabileceği belirtilmiştir.
Bu koşulları taşımayan, implant olmayan ve SUT eşleşmesi bulunmayan sarf ürünleri tüketim bildirimi ile düşülür. İki bildirim arasındaki farkı kullanım ve tüketim bildirimi farkı rehberinde örneklerle anlattık. Kullanım bildirimi yapılması gerektiğini düşündüğünüz bir ürün için ÜTS üzerinden talepte bulunabilirsiniz; Kurum bu durumda tanımlama yapabilir.
Hangi bilgiler zorunlu?
Ürünü ürün numarası, lot ve/veya seri numarasıyla sorguladıktan sonra şu alanları doldurursunuz:
- Kullanım adedi
- Kullanım tarihi
- Hastanın ad ve soyadı
- Kimlik bilgisi türü ve kişi tanımlayıcı numara
Hasta kimliği seçenekleri
- T.C. vatandaşı: T.C. kimlik numarası, ad ve soyad.
- Yabancı kimlik numarası olan hasta: yabancı kimlik numarası, ad ve soyad.
- Yabancı kimlik numarası olmayan yabancı hasta: pasaport numarası, ad ve soyad.
- YUPASS numarası olan hasta: YUPASS numarası, ad ve soyad.
- Henüz T.C. kimlik numarası olmayan yenidoğan: ad ve soyad girilir, “Yeni doğan mı?” sorusu “evet” seçilir ve annenin kimlik numarası kişi tanımlayıcı numara alanına yazılır.
- Kimliği belirsiz hasta: ad-soyad alanına “belirsiz” yazılır, kimlik türü olarak “kimliği bilinmiyor” seçilir; tesisin o hasta için açtığı dosya numarası gibi bir numara girilebilir.
Dikkat edilmesi gereken kurallar
- Son kullanma tarihi: SKT'si geçmiş ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. Bu nedenle SKT'si geçmiş bir ürünü kullanım bildirimiyle düşemezsiniz.
- Barkod türü: Piyasaya arz barkodu yalnızca üretim, ithalat, ihracat, verme ve alma bildirimlerinde kullanılabilir. Kullanım bildirimi birincil ürün numarası üzerinden yapılır.
- Adet: MEDULA'ya yüzey alanıyla (cm² gibi) faturalanan ürünlerde ÜTS'deki kullanım bildirimi adet bazında yapılır. İçerikteki ürün sayısı birden fazla olan ürünlerde bu sayı kadar, sınırlı kullanımlı ürünlerde ise kayıttaki kullanım sayısı kadar kullanım bildirimi yapılabilir.
- Süre: Resmî kılavuzda kullanım bildirimi için gün sınırı tanımlanmamıştır. Yine de bildirimi işlem günü yapmak, MEDULA kayıtlarıyla ÜTS stoğu arasında fark oluşmasını önler.
Hatalı kullanım bildirimi nasıl düzeltilir?
Hatalı bir kullanım bildirimi, kullanım iptal bildirimiyle geri alınır. Ancak bildirimden sonra MEDULA'da kesinleştirme yapıldıysa önce MEDULA'daki kesinleştirme iptal edilmelidir; kesinleştirme yerindeyken ÜTS'de kullanım iptali yapılamaz. Diğer türlerin iptal kurallarını iptal işlemleri sayfasında topladık.
Yeni yaptığınız bir bildirimi portalın “Ayrıntılı Sorgula” ekranında hemen göremeyebilirsiniz; bu ekran son bir saatteki işlemleri göstermez. Bildirimi tekrar göndermeden önce bunu hesaba katın, aksi hâlde mükerrer kayıt ve yeni bir iptal ihtiyacı doğabilir.
TraceArt ÜTS ile kullanım bildirimi
TraceArt ÜTS'nin bildirim öncesi kural kontrolü, SKT'si geçmiş ürün, uygun olmayan barkod türü ve eksik hasta kimliği gibi hataları bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalar. Böylece ameliyathane yoğunluğunda yapılan bir hata, iptal ve MEDULA düzeltmesi zincirine dönüşmez. TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır, kurulum gerektirmez; hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Kendi iş akışınız üzerinden görmek için demo talep edin.
Sık yapılan hatalar
- Kayıtta tüketim bildirimine uygun tanımlanmış bir sarf ürünü için kullanım bildirimi denemek; implant olmayan ve SUT eşleşmesi bulunmayan ürünler tüketim bildirimiyle düşülür.
- SKT'si geçmiş bir ürünü kullanım bildirimiyle stoktan çıkarmaya çalışmak; bu ürünler yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir.
- Piyasaya arz barkoduyla kullanım bildirimi yapmak; bu barkod yalnızca üretim, ithalat, ihracat, verme ve almada kullanılabilir.
- Kimlik türünü hastanın durumuna göre seçmemek; örneğin yabancı kimlik numarası olan hastada pasaport numarası kullanmak.
- MEDULA'daki kesinleştirmeyi kaldırmadan ÜTS'de kullanım iptali yapmaya çalışmak.
Bu bildirimi TraceArt ÜTS ile hatasız yapın
TraceArt ÜTS, kullanım bildirimi dahil tüm bildirimleri göndermeden önce ÜTS kurallarına göre kontrol eder; son kullanma tarihi geçmiş ürün, yanlış barkod türü ya da eksik zorunlu alan gibi hataları ÜTS'ye ulaşmadan gösterir.
Bildirim öncesi kural kontrolü →