Eczanede ÜTS bildirimi neden gerekir?
ÜTS, TİTCK'nın (Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu) kayıt ve takip sistemidir. Tıbbi cihazlar bu sistemde üretim veya ithalattan son kullanıcıya ulaşana kadar tekil olarak izlenir. Eczaneler bu zincirin yükümlüleri arasında yer alır; eczanenizde satılan ve ÜTS'de takibi yapılan tıbbi cihazlar için bildirim yapmanız gerekir.
Eczanedeki ÜTS akışı kısa ve tekrarlıdır: Ürün depodan gelir, rafta bekler ve tezgâhta satılır. Yoğun bir günde asıl zorluk, bu adımların hiçbirini atlamamaktır.
Eczanenin yapması gereken bildirimler
Alma: depodan gelen ürünü kabul etmek
Depo veya bayi ürünü verme bildirimiyle size gönderir; siz de ürünü kontrol edip alma bildirimi ile kabul edersiniz. Alma bildiriminin iptali yoktur. Yanlış kabul edilen bir ürün, depoya yeni bir verme bildirimi yapılarak düzeltilir; bu yüzden teslim alırken lot, seri ve SKT bilgisini kontrol etmek önemlidir.
Tüketiciye verme: satış anında
Ürünü hastaya veya müşteriye teslim ettiğinizde tüketiciye verme bildirimi yaparsınız. Bu bildirim ürünü ÜTS stoğunuzdan düşer ve zincirin son halkasını tamamlar. Bildirimi satış anında yapmak, gün sonunda biriken işlemler arasında ürün atlanmasının önüne geçer.
Tüketiciden iade: ürün geri geldiğinde
Satılan bir ürün geri getirildiğinde tüketiciden iade alma bildirimi yapılır ve ürün yeniden stoğunuza girer. İade alınan ürünü tekrar satışa sunmadan önce ambalaj ve SKT durumunu kontrol etmeniz önerilir.
SKT'si geçen ürünler
Kılavuza göre SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir; bu ürünle tüketiciye verme bildirimi yapılamaz. Rafta gözden kaçan ürünler için izlenecek yolu SKT'si geçmiş tıbbi cihaz rehberimizde anlattık.
Tezgâhta pratik bir akış
- Depodan gelen ürünü teslim alırken ürün, lot, seri ve SKT bilgisini irsaliyeyle karşılaştırın.
- Kontrol ettiğiniz ürünler için alma bildirimini yapın; ürün ÜTS stoğunuza girer.
- Satış sırasında ürünün barkodunu okutun ve tüketiciye verme bildirimini müşteri tezgâhtayken tamamlayın.
- İade gelirse tüketiciden iade alma bildirimini yapın ve ürünü yeniden satışa sunmadan önce kontrol edin.
- Raftaki SKT'leri belirli aralıklarla gözden geçirin; süresi dolan ürünleri satış alanından ayırın.
e-Fatura ILAC_TIBBICIHAZ senaryosu eczaneleri nasıl etkiler?
GİB'in İlaç ve Tıbbi Cihaz Teslimlerine İlişkin Fatura Teknik Kılavuzu (v1.0, 06.01.2025) ile tanımlanan ILAC_TIBBICIHAZ senaryosunda, tıbbi cihaz satırlarında şu ÜTS alanları bulunur:
- UNO: ürün (barkod) numarası
- LNO: lot numarası
- SNO: seri/sıra numarası (bazı kaynaklara göre isteğe bağlı)
- URT: üretim tarihi
Yürürlük tarihleri birkaç kez değişti; eczane ve optisyenler için 1.10.2026 tarihi duyuruldu. Güncel uygulama takvimini GİB duyurularından, ebelge.gib.gov.tr üzerinden kontrol etmenizi öneririz. Alanların ayrıntısını e-Fatura ILAC_TIBBICIHAZ rehberimizde bulabilirsiniz.
Faturadaki lot ve seri bilgisinin satılan ürünle aynı olması gerekir. Bu yüzden alma aşamasında doğru kaydedilen ürün verisi, faturalama aşamasında da işinizi kolaylaştırır.
TraceArt ÜTS eczanelere nasıl yardımcı olur?
TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır; eczanedeki bilgisayara kurulum yapmadan tarayıcıdan çalışır.
- Bildirim öncesi kural kontrolü: SKT'si geçmiş ürün, yanlış barkod türü veya eksik zorunlu alan gibi hatalar bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalanır.
- e-Fatura ÜTS etiketleri: UNO, LNO, SNO ve URT alanları ürün verinizden otomatik hazırlanır; bu bilgileri her satışta tek tek elle hazırlamanız gerekmez.
- Tezgâhta hız: El tipi barkod okuyucuyla ürün bilgisini okutarak tüketiciye verme bildirimini satış sırasında tamamlayabilirsiniz.
- Takip: Lot, seri ve SKT takibi ile stok görünümü, raftaki ürünlerinizi ÜTS kayıtlarıyla karşılaştırmanıza yardımcı olur.
Başlamak için neler gerekir?
Eczanenizin ÜTS'de kayıtlı olması ve ÜTS'den alınmış bir sistem tokeni yeterlidir. Token, utsuygulama.saglik.gov.tr adresinde Kullanıcı, Sistem Kullanıcısı Tanımlama ve Sistem Tokeni Al adımlarıyla, yalnızca firma yetkilisi tarafından e-imza ile oluşturulur.
Hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Eczanenizin iş akışı üzerinden görmek için demo talep edebilirsiniz.