ÜTS hatalı bildirimi neden affetmez?
ÜTS, TİTCK'nın tıbbi cihazları üretim veya ithalattan kullanıma kadar tekil olarak izlediği sistemdir. Gönderdiğiniz her bildirim sistemin kurallarına göre değerlendirilir. Kurala aykırı bir bildirim reddedilir; nedenini bulup bildirimi yeniden hazırlamanız gerekir. Reddedilen bir bildirimi fark etmezseniz, ÜTS stoğunuz ile fiziksel stoğunuz arasında sonradan açıklaması zor farklar da oluşur.
Asıl sorun, bazı hataların geri alınamamasıdır. Alma bildiriminin iptali yoktur. Yanlış bir alma yaptıysanız, TİTCK Tekil Hareket Kılavuzu'na göre ürünü size gönderen firmaya yeni bir verme bildirimi yaparak düzeltmeniz gerekir. Bu düzeltme, karşı firmanın da yeni bir alma bildirimi yapmasını gerektirir. Yani tek bir hata, iki firma için ek iş ve yazışma demektir.
Diğer bildirim türlerinin her birinin bir iptal karşılığı vardır; ancak iptal de kendi kuralları olan ayrı bir bildirimdir. Örneğin bazı kullanım bildirimlerini iptal edebilmek için önce başka bir sistemde işlem yapmanız gerekir; aşağıda bu kurala da değiniyoruz. Kısacası en kolay düzeltme, hatanın hiç oluşmamasıdır.
TraceArt ÜTS hatayı nerede yakalar?
TraceArt ÜTS, bildiriminizi ÜTS'ye göndermeden önce bilinen kurallara göre kontrol eder. Son kullanma tarihi, barkod türü veya zorunlu alanlarda bir sorun varsa bunu bildirim ÜTS'ye gitmeden görürsünüz. Böylece hatayı reddedildikten sonra değil, göndermeden önce düzeltirsiniz.
Akış kısaca şöyledir:
- Bildirimi her zamanki gibi hazırlarsınız.
- TraceArt ÜTS, bildirimdeki bilgileri ÜTS kurallarına göre kontrol eder.
- Kurala aykırı bir durum varsa size gösterilir ve bildirimi düzeltirsiniz.
- Kontrolden geçen bildirim ÜTS'ye gönderilir.
Kontrol edilen kurallara örnekler
Aşağıdaki kurallar TİTCK Tekil Hareket Kılavuzu'na dayanır ve günlük işlerde karşılaşılabilecek tipik hatalara karşılık gelir:
- SKT'si geçmiş ürün: Son kullanma tarihi geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. Böyle bir ürünü vermeye, tüketmeye ya da kullanıma bildirmeye çalışırsanız uyarılırsınız. Bu ürünlerle ne yapılacağını SKT'si geçmiş tıbbi cihaz ne yapılır? rehberinde anlattık.
- Piyasaya arz barkodu: Bu barkod yalnızca üretim, ithalat, ihracat, verme ve alma bildirimlerinde kullanılabilir. Örneğin bir tüketim bildiriminde kullanılması kurala aykırıdır.
- Hasta kimliği: İmplantlar ve SUT eşleşmeli cihazlar için yapılan kullanım bildirimi hasta kimliğiyle yapılır. TCKN, yabancı kimlik, pasaport, YUPASS, yenidoğanda anne kimliği ya da "kimliği bilinmiyor" seçeneklerinden biri belirtilmelidir. Kimlik bilgisi eksikse bunu göndermeden önce görürsünüz.
- Gümrük beyanname numarası: İhracat bildirimi için gümrük beyanname numarası gerekir. Alan boş bırakılmışsa bildirim gönderilmeden fark edilir.
- MEDULA kesinleştirmesi: MEDULA'daki kesinleştirme iptal edilmeden kullanım bildirimi iptal edilemez. Kullanım iptaline geçmeden önce bu adımı tamamlamanız gerektiği size hatırlatılır.
Sonuç: daha az ret, daha az ters işlem
Kural kontrolünün kazandırdığı şey basittir: ÜTS'ye giden her bildirim, gitmeden önce bir kez daha gözden geçirilmiş olur. Reddedilen bildirimi yeniden hazırlamak, yanlış almayı ters verme ile düzeltmek ya da karşı firmaya açıklama yapmak gibi işler azalır.
Bu, özellikle yoğun alma ve verme trafiği olan bayiler, kullanım bildirimini hasta kaydıyla eşleştirmesi gereken hastaneler ve ekibine yeni personel katılan işletmeler için önemlidir. Kuralları ezbere bilmeniz gerekmez; hatalı bir adım attığınızda bunu doğru anda görürsünüz.
Kontrol bilinen kuralları uygular; bildirimi kabul etme kararı yine ÜTS'ye aittir. ÜTS tarafındaki mevzuat ve web servis değişiklikleri sisteme DataStil ekibi tarafından yansıtılır, sizin ayrıca bir güncelleme yapmanız gerekmez.
Kendi bildirim akışınızda hangi hataların yakalandığını görmek için demo talep edin; örnekleri sizin ürünleriniz üzerinden birlikte inceleyelim.