Hastanelerde ÜTS bildirimi neden farklıdır?
Hastaneler ve klinikler, tıbbi cihazın zincirdeki son durağıdır. Ürünler tedarikçiden alınır, depo ve servisler arasında dolaşır, sonunda hastada kullanılır ya da tüketilir. Hangi implantın hangi hastada kullanıldığı bilgisi ÜTS'de bu noktada oluşur.
Bu nedenle hastane ÜTS süreçleri satın alma, depo, ameliyathane ve faturalama birimlerinin birlikte çalışmasını gerektirir. Birimlerden birinde aksayan kayıt, ÜTS'deki stoğun gerçek durumdan uzaklaşmasına neden olur.
Hangi bildirimleri yapmanız gerekir?
- Alma: Tedarikçinin verme bildirimiyle gönderdiği ürünleri kontrol edip alma bildirimiyle kabul edersiniz. Alma bildiriminin iptali yoktur; hatalı kabuller gönderene yeni bir verme bildirimi yapılarak düzeltilir.
- Envanter: Demirbaş cihazlarınız envanter bildirimi ile ÜTS'ye tanıtılır. Envanter, üretim ve ithalatla birlikte giriş bildirimleri arasında yer alır.
- Kullanım: İmplant ve SUT eşleşmeli cihazlar hastada kullanıldığında kullanım bildirimi hasta kimliğiyle yapılır.
- Tüketim: Hastaya özgü olmayan sarf ürünleri tüketim bildirimi ile stoktan düşülür.
- HEK/zayiat ve imha: Hasar gören, kaybolan veya kullanılamaz hâle gelen ürünler HEK/zayiat bildirimiyle düşülür. SKT'si geçmiş bir ürün ise yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir.
Tedarikçilerin demo veya deneme amacıyla bıraktığı cihazlar geçici kullanıma verme bildirimiyle gelir; süreç kullanımdan alma bildirimiyle sona erer.
Kullanım bildiriminde hasta kimliği
Kullanım bildirimi, ürünü hastayla ilişkilendiren kayıttır. TİTCK Tekil Hareket Kılavuzu'na göre şu kimlik seçenekleri kullanılabilir:
- T.C. kimlik numarası (TCKN)
- Yabancı kimlik numarası
- Pasaport numarası
- YUPASS numarası
- Yenidoğanlarda anne kimliği
- Kimliğin tespit edilemediği durumlar için "kimliği bilinmiyor" seçeneği
Hangi ürünün kullanım, hangisinin tüketim bildirimine konu olduğu zaman zaman karışabilir. İki bildirim arasındaki farkı kullanım ve tüketim bildirimi farkı rehberimizde ayrıntılı olarak anlattık.
Kullanım bildirimi neden her zaman iptal edilemez?
Kılavuza göre MEDULA'daki kesinleştirme iptal edilmeden kullanım bildirimi iptal edilemez. Yanlış hastaya ya da yanlış ürünle yapılmış bir kullanım bildirimini düzeltmek için, işlem MEDULA'da kesinleştirildiyse önce bu kesinleştirmenin geri alınması gerekir.
Bu sıralama, hatalı kullanım bildirimlerinin düzeltilmesini zaman alıcı hâle getirir. En pratik yol, bildirimi göndermeden önce hasta kimliğini ve ürün bilgisini doğrulamaktır.
Sistem tokeni kim tarafından alınır?
Yazılımların portala girmeden bildirim gönderebilmesi için ÜTS'den sistem tokeni alınır. Token yalnızca yetkili kişi tarafından e-imza ile oluşturulur; hastanelerde bu yetki başhekim ve başhekim yardımcılarındadır. Adımlar için ÜTS sistem tokeni rehberimize bakabilirsiniz.
Birimler arasında iş bölümü nasıl kurulabilir?
Hastanede ÜTS bildirimlerini tek bir kişide toplamak, iş yükü arttıkça zorlaşır. Bildirimi, ürünle ilgili bilgiye en yakın birimin yapması hataları azaltır. Örnek bir iş bölümü şöyle olabilir:
- Satın alma ve depo: Gelen ürünlerin kontrolü ve alma bildirimleri
- Ameliyathane ve girişimsel birimler: İmplantların hasta kimliğiyle kullanım bildirimleri
- Servisler: Sarf ürünlerin tüketim bildirimleri
- Biyomedikal veya teknik birim: Demirbaş cihazların envanter bildirimleri
Hangi modeli seçerseniz seçin, her bildirimin kim tarafından ve ne zaman yapıldığının izlenebilmesi önemlidir.
TraceArt ÜTS hastane ve kliniklere nasıl yardımcı olur?
TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır; depo, ameliyathane veya idari birimlerdeki bilgisayarlardan kurulum yapmadan tarayıcıyla kullanılır.
- Bildirim öncesi kural kontrolü: Eksik hasta kimliği, SKT'si geçmiş ürün, yanlış barkod türü veya eksik zorunlu alan gibi hatalar bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalanır. İptali zahmetli olabilen kullanım bildirimlerinde bu kontrol özellikle önemlidir.
- Toplu işlemler: Excel ile toplu bildirim ve el tipi barkod okuyucuyla çalışma, sarf ürünlerin tüketim bildirimlerini hızlandırır.
- Takip ve raporlama: Lot, seri ve SKT takibi, stok görünümü ve raporlama ekranları, ÜTS kayıtlarınızı birimler arasında izlemenize yardımcı olur.
- Çoklu kullanıcı ve yetki: Farklı birimlerdeki personel, kendi yetkisi dahilinde aynı hesap üzerinde çalışabilir.
Başlamak için kurumunuzun ÜTS kaydı ve ÜTS'den alınmış bir sistem tokeni yeterlidir. Hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Kendi iş akışınız üzerinden görmek için demo talep edebilirsiniz.