Adım adım alma bildirimi
- 1ÜTS'de size yapılan ve alma bekleyen verme bildirimlerini listeleyin.
- 2Gelen ürünlerin ürün numarası, lot veya seri numarası ve adedini fiziksel teslimatla karşılaştırın.
- 3Son kullanma tarihini ve ambalajın durumunu kontrol edin; uyuşmayan ürünleri ayırın.
- 4Uyumlu ürünler için alma bildirimini yapın; birden fazla vermeyi kabul edecekseniz toplu alma kullanabilirsiniz.
- 5Size ait olmayan veya hatalı bildirilmiş vermeleri “almak istemiyorum” seçeneğiyle reddedin ve gönderen firmaya bilgi verin.
- 6TraceArt ÜTS'de bildirim öncesi kural kontrolü, SKT ve zorunlu alan gibi kurallara aykırı satırları ÜTS'ye gitmeden gösterir; iptali olmayan almada bu kontrol özellikle önemlidir.
Alma bildirimi nedir?
Alma bildirimi, size yapılan bir verme bildirimini kabul ettiğinizi ve ürünü teslim aldığınızı ÜTS'ye bildirir. Verme ile alma birlikte bir hareketi tamamlar: gönderen ürünü verme bildirimiyle devreder, alıcı alma bildirimini yaptığında ürün onun ÜTS stoğuna geçer.
Alma, ürünün zincirde el değiştirdiği andır. Bu yüzden ÜTS'deki en kritik bildirimlerden biridir: bir kez yapıldığında iptal edilemez.
Kimler alma bildirimi yapar?
Kendisine ürün devredilen her kurum alma bildirimi yapar: medikal bayi ve depolar, hastaneler, klinikler, diş klinikleri, eczaneler, optisyenlik müesseseleri, işitme cihazı ve ortez-protez merkezleri. Üretici ve ithalatçılar da kendilerine geri gönderilen ürünler için alma yapar.
Alıcının seçenekleri nelerdir?
Size yapılan bir verme bildirimi için üç yol vardır:
- Alma: Ürünü kontrol ettiniz ve bilgiler doğru; alma bildirimini yaparsınız.
- Toplu alma: Birden fazla vermeyi tek işlemde kabul edersiniz. Yoğun teslimat alan bayi ve hastaneler için zaman kazandırır; ancak her satırın kontrol edilmiş olması şartıyla.
- Almak istemiyorum: Ürün size ait değilse, yanlış lot veya seri bildirilmişse ya da teslimat gerçekleşmediyse vermeyi reddedersiniz. Ürün stoğunuza girmez.
Hatalı bir vermeyi kabul edip sonra düzeltmeye çalışmak yerine reddetmek, her iki taraf için de çok daha kolaydır.
Alma bildirimi ne zaman yapılır?
Resmî kılavuzda alma için gün sınırı tanımlanmamıştır. Doğru zaman, ürünü fiziksel olarak teslim alıp kontrol ettiğiniz andır.
Bazı kaynaklarda cevaplanmayan vermelerin 30 gün sonra otomatik olarak alınmış sayılacağı belirtilir. Ancak bu bilgi resmî kılavuzda doğrulanmamıştır. Bekleyen vermeleri düzenli kontrol edin ve TİTCK duyurularını takip edin.
Alma bildiriminin iptali yoktur
Tekil Hareket Kılavuzu'na göre alma bildiriminin iptali bulunmaz. Yanlış bir ürünü aldıysanız düzeltme şöyle yapılır:
- Ürünü size gönderen firmaya yeni bir verme bildirimi yaparsınız.
- Gönderen firma bu vermeye karşılık alma bildirimi yapar.
- Ürün gönderenin stoğuna döner; doğru ürün size ayrıca bildirilir.
Bu ters verme yöntemi, ürünün zincirdeki izini korur. Hatalı almayı stoktan düşen başka bildirimlerle kapatmaya çalışmak ise ürünün nerede olduğunu belirsiz hâle getirir. Diğer bildirimlerin iptal kuralları için İptal İşlemleri sayfasına bakabilirsiniz.
Almadan önce kontrol listesi
- Ürün numarası ve lot ya da seri numarası, kutudaki ürünle aynı mı?
- Adet doğru mu?
- Son kullanma tarihi geçerli mi? Kılavuza göre SKT'si geçmiş ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir.
- Ürün gerçekten size mi gönderildi?
Karekoddan lot, seri ve tarih bilgisini doğru okumak için GS1 karekod rehberimize göz atabilirsiniz. Piyasaya arz barkodu alma bildiriminde kullanılabilir; kılavuz bu barkodu üretim, ithalat, ihracat, verme ve alma bildirimleriyle sınırlar.
Geri çağırma kapsamında size geri gönderilen ürünler için olağan alma değil, geri çekme bildirimleri kullanılır.
Almadan sonra ne olur?
Alma bildirimiyle stoğunuza giren ürün, artık sizin sonraki bildirimlerinize konu olabilir. Bir bayi ürünü başka bir kuruma verir; bir hastane kullanım veya tüketim, bir eczane ya da optik mağazası ise tüketiciye verme bildirimi yapar. Alma yapılmamış bir ürün stoğunuzda görünmediği için bu çıkış bildirimleri de yapılamaz.
Portaldaki "Ayrıntılı Sorgula" ekranının son bir saatlik hareketleri göstermediğini unutmayın. Az önce yaptığınız almayı orada hemen göremeyebilirsiniz; bu, işlemin başarısız olduğu anlamına gelmez.
TraceArt ÜTS ile kontrollü alma
İptali olmayan bir bildirimde en iyi düzeltme, hatanın hiç yapılmamasıdır. TraceArt ÜTS, bildirimi ÜTS'ye göndermeden önce SKT, barkod türü ve zorunlu alan kurallarını kontrol eder (bildirim öncesi kural kontrolü). Bulut tabanlıdır, kurulum gerektirmez; hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Alma akışınızı birlikte incelemek için demo talep edin.
Sık yapılan hatalar
- Ürünü fiziksel olarak kontrol etmeden, yalnızca listeye bakarak toplu alma yapmak
- Hatalı gelen bir vermeyi reddetmek yerine kabul edip sonra iptal etmeye çalışmak; alma bildiriminin iptali yoktur
- Hatalı almayı gönderene yeni bir verme bildirimi yapmak yerine stoktan düşen başka bildirimlerle kapatmaya çalışmak
- SKT'si geçmiş ürünü alma bildirimine konu etmek
- Bekleyen vermeleri düzenli kontrol etmeyip ÜTS stoğu ile fiziksel stoğun ayrışmasına izin vermek
Bu bildirimi TraceArt ÜTS ile hatasız yapın
TraceArt ÜTS, alma bildirimi dahil tüm bildirimleri göndermeden önce ÜTS kurallarına göre kontrol eder; son kullanma tarihi geçmiş ürün, yanlış barkod türü ya da eksik zorunlu alan gibi hataları ÜTS'ye ulaşmadan gösterir.
Bildirim öncesi kural kontrolü →