ÜTS sistem tokeni nasıl alınır? Adım adım anlatım

ÜTS bildirimlerinizi bir yazılımla yapmaya karar verdiyseniz ilk teknik adım sistem tokenidir. Yazılımlar firmanız adına ÜTS'ye bildirim gönderirken bu tokeni kullanır. Bu rehberde tokenin ne işe yaradığını, kimlerin oluşturabileceğini, adım adım nasıl alınacağını, nasıl korunması gerektiğini ve en sık karşılaşılan sorunları anlatıyoruz.

Sistem tokeni nedir, ne işe yarar?

Sistem tokeni, yazılımların ÜTS portalına girmeden firmanız adına bildirim gönderebilmesini sağlayan bir güvenlik anahtarıdır. Bildirimlerinizi yalnızca portal üzerinden elle yapıyorsanız tokene ihtiyacınız olmaz. Bir ÜTS programı kullanacaksanız ise token, programın firmanız adına işlem yapabilmesinin ön koşuludur.

Tokeni bir kapı kartına benzetebilirsiniz: kartı taşıyan, firmanız adına ÜTS'ye işlem gönderebilir. Bu yüzden token oluşturma yetkisi sınırlı tutulur ve tokenin kendisi de bir parola gibi korunmalıdır.

Unutmayın: token üzerinden gönderilen bildirimler firmanız adına yapılır ve sorumluluğu da firmanıza aittir. Tokeni hangi yazılıma tanımladığınız ve o yazılımda kimin hangi işlemi yapabildiği bu nedenle önemlidir.

Tokeni kimler oluşturabilir?

Sistem tokenini yalnızca firma yetkilisi, kendi e-imzasıyla oluşturabilir. Hastanelerde bu yetki başhekim ve başhekim yardımcılarındadır.

Bu kuralın pratik bir sonucu var: tokeni muhasebe personeliniz, depo sorumlunuz ya da yazılım firmanız sizin yerinize alamaz. Yetkili kişinin e-imzası olmadan süreç ilerlemez. Bu yüzden işe, yetkilinin e-imzasının hazır ve geçerli olup olmadığını kontrol ederek başlayın.

Firma yetkiliniz yakın zamanda değiştiyse, token işlemine geçmeden önce ÜTS'deki yetkili bilgisinin güncel olduğundan emin olun.

Başlamadan önce hazırlamanız gerekenler

• Firma yetkilisinin geçerli, süresi dolmamış e-imzası ve PIN kodu
• e-imza kart okuyucusu ve bilgisayarda kurulu e-imza sürücüsü
• Firmanızın ÜTS'deki kaydının tamamlanmış olması
• Tokeni saklayacağınız güvenli bir yer, örneğin şirketinizin kullandığı bir parola yöneticisi

Bu dört madde hazırsa token oluşturma işlemi kısa sürede tamamlanabilir. Sorunlar çoğunlukla e-imza tarafında çıktığı için, işlemi e-imzanın daha önce sorunsuz kullanıldığı bir bilgisayarda yapmak işinizi kolaylaştırır.

e-imzanın süresi dolmuşsa yenileme için e-imza sağlayıcınıza başvurmanız gerekir. Bu süreç zaman alabileceğinden, yazılıma geçiş tarihinizi planlarken e-imzanın geçerlilik süresini de kontrol edin ve token işlemini son güne bırakmayın.

Adım adım: ÜTS sistem tokeni nasıl alınır?

1. Portala girin. Firma yetkilisi olarak ÜTS uygulama portalına, yani utsuygulama.saglik.gov.tr adresine giriş yapın.
2. Kullanıcı menüsünü açın. Menüden Kullanıcı bölümüne gidin.
3. Sistem kullanıcısı ekranına geçin. Sistem Kullanıcısı Tanımlama seçeneğini açın.
4. Token isteyin. Sistem Tokeni Al seçeneğine tıklayın.
5. e-imzayla onaylayın. İşlemi firma yetkilisinin e-imzasıyla onaylayın; istendiğinde PIN kodunu girin.
6. Tokeni kaydedin. Oluşan tokeni kopyalayın ve hemen güvenli bir yere kaydedin. Kopyalarken başına veya sonuna boşluk ya da satır sonu karışmamasına dikkat edin.
7. Yazılıma tanımlayın. Tokeni kullanacağınız ÜTS programına girin ya da yazılım sağlayıcınızla güvenli bir kanaldan paylaşın.

Portal ekranları ve menü adları ÜTS güncellemeleriyle değişebilir. Adımlarda farklılık görürseniz portaldaki yardım içeriklerini ve TİTCK duyurularını kontrol edin.

Token güvenliği: dikkat etmeniz gerekenler

Token firmanız adına bildirim gönderilmesini sağladığı için, ele geçiren biri sizin adınıza işlem yapabilir. Aşağıdaki öneriler ÜTS'ye özgü kurallar değil, genel bilgi güvenliği uygulamalarıdır; yine de riski azaltmanın en kolay yoludur.

• Parola gibi davranın. Tokeni e-posta gövdesinde, mesajlaşma gruplarında ya da herkesin erişebildiği ortak klasörlerde açık metin olarak tutmayın.
• Erişimi sınırlayın. Tokeni yalnızca kurulumdan sorumlu kişi ve yazılım sağlayıcınız bilsin.
• Kayıt tutun. Tokeni ne zaman oluşturduğunuzu ve hangi yazılımda tanımlı olduğunu not edin. Yenileme gerektiğinde nereyi güncelleyeceğinizi bilirsiniz.
• Personel ayrıldığında yenileyin. Tokene erişimi olan bir çalışan ayrıldığında ya da tokenin sızdığından şüphelendiğinizde yeni bir token oluşturup yazılımınızda güncelleyin. Eski tokenin durumunu portal üzerinden kontrol edin.
• Ekran görüntüsüne dikkat edin. Destek alırken tokenin göründüğü ekranların görüntüsünü paylaşmayın.
• Kullanıcıları ayırın. Birden fazla personel bildirim yapacaksa tokeni herkesle paylaşmak yerine, kullandığınız yazılımın kullanıcı ve yetki yapısından yararlanın.

Tokeni yenilemeniz gereken durumlar

Aşağıdaki durumlardan biri yaşandığında yeni bir token oluşturup kullandığınız yazılımda güncellemeyi düşünün:

• Tokene erişimi olan bir çalışanın işten ayrılması
• Tokenin kayıtlı olduğu bir bilgisayarın veya telefonun kaybolması
• Tokenin yanlışlıkla e-postayla, mesajla ya da ekran görüntüsüyle paylaşılması
• ÜTS'de sizin yapmadığınız bildirimler görmeniz
• Yazılım sağlayıcınızı değiştirmeniz
• Firma yetkilisinin değişmesi

Bu öneriler genel güvenlik pratiğidir. Token kullanımıyla ilgili ÜTS kurallarını ise portaldaki bilgilendirmelerden ve TİTCK duyurularından takip edin.

Tokeni yazılım sağlayıcınızla nasıl paylaşmalısınız?

Mümkünse tokeni yazılıma kendiniz girin. Sağlayıcınızla paylaşmanız gerekiyorsa şu adımlar riski azaltır:

1. Hangi kanalı kullanacağınızı sağlayıcınızla önceden konuşun.
2. Tokeni firma unvanı ve yetkili bilgileriyle aynı mesajda göndermeyin.
3. Tokenin tanımlandığını teyit ettikten sonra mesajı ve varsa ekleri silin.
4. Kendi kopyanızı yalnızca parola yöneticisi gibi güvenli bir yerde tutun.
5. Sağlayıcınıza tokeni nasıl sakladığını sorun. Bilgi güvenliği sertifikaları bu konuda fikir verebilir.

Hastanelerde token süreci

Hastanelerde tokeni başhekim veya başhekim yardımcıları oluşturur. Ancak ÜTS bildirimlerini günlük olarak yapan ekipler çoğu zaman depo, satın alma, ameliyathane veya bilgi işlem birimlerindedir. Bu yüzden sürecin baştan planlanması işleri kolaylaştırır:

• Tokeni kimin, hangi gün oluşturacağını önceden belirleyin ve e-imzanın hazır olduğundan emin olun.
• Tokenin hangi birimde, kimin sorumluluğunda saklanacağını yazılı hâle getirin.
• Yönetim değiştiğinde tokenin yenilenmesine kimin karar vereceğini netleştirin.

Test ortamı: utstest.saglik.gov.tr

ÜTS'nin canlı sistemden ayrı bir test ortamı bulunur: utstest.saglik.gov.tr. Bu ortam özellikle kendi yazılımını geliştiren ya da bir entegrasyonu canlıya almadan önce denemek isteyen firmalar içindir.

Dikkat edilmesi gereken nokta şu: test ortamını kullanmak için ayrı bir test firması başvurusu gerekir. Canlı sistemdeki firma kaydınız test ortamına kendiliğinden taşınmaz. Test ortamında oluşturduğunuz bilgiler test firmanıza aittir; gerçek bildirimler için canlı portaldan alınmış token kullanılır.

Kendi yazılımınızı geliştiriyorsanız verme, alma ve iptal gibi temel akışları test ortamında denemek, canlı kayıtlarınızda düzeltme gerektirecek hataların önüne geçer.

Hazır bir bulut ÜTS programı kullanıyorsanız test ortamıyla çoğu zaman uğraşmanız gerekmez. Yine de bir gün iki ortamla da çalışırsanız, test ve canlı tokenlerini birbirine karıştırmamak için ikisini ayrı adlarla saklayın.

Sık karşılaşılan sorunlar ve çözüm önerileri

e-imza tanınmıyor

Kart okuyucunun takılı olduğundan, e-imza sürücüsünün kurulu ve güncel olduğundan emin olun. Sürücüyü e-imzanızı aldığınız sağlayıcının resmî sitesinden edinin. Bilgisayarı yeniden başlatmak ve kart okuyucuyu farklı bir USB girişine takmak da bazen sorunu çözer.

Java veya tarayıcı kaynaklı imzalama hataları

e-imza ile imzalama, bilgisayarınızdaki imzalama bileşenlerine bağlıdır. Java sürümü, tarayıcı ayarları veya güvenlik yazılımları imzalamayı engelleyebilir. Portalın ve e-imza sağlayıcınızın önerdiği güncel bileşenleri kullanın; sorun sürerse farklı bir tarayıcı deneyin ya da BT ekibinizden destek alın.

"Sistem Tokeni Al" seçeneği görünmüyor

Olası nedenlerden biri, giriş yapan kişinin firma yetkilisi olarak tanımlı olmamasıdır. Tokeni yalnızca firma yetkilisinin, hastanelerde ise başhekim ve yardımcılarının alabildiğini hatırlayın.

PIN kodu kilitlendi

Art arda yanlış girilen PIN, e-imza kartının kilitlenmesine yol açabilir. Bu durumda e-imza sağlayıcınızın PIN çözme sürecini izlemeniz gerekir.

Yazılım tokeni kabul etmiyor

• Token eksik ya da fazladan boşlukla kopyalanmış olabilir.
• Test ortamında alınmış bir token canlı sistemde kullanılıyor olabilir ya da tam tersi.
• Token yenilenmiş, ancak yazılımda eski token kalmış olabilir.

Token hakkında sık duyulan yanlışlar

• "Token bir kez alınır, hiç değişmez." Token ihtiyaç hâlinde yeniden oluşturulabilir. Personel veya yazılım sağlayıcısı değiştiğinde yenilemek iyi bir güvenlik pratiğidir.
• "Yazılım firması tokeni bizim yerimize alır." Tokeni yalnızca firma yetkilisi kendi e-imzasıyla oluşturabilir. Yazılım firması ancak oluşturulan tokenin sisteme tanımlanmasında yardımcı olur.
• "Test ortamında çalışan token canlıda da çalışır." Test ortamı canlı sistemden ayrıdır ve ayrı bir test firması başvurusu gerektirir. Gerçek bildirimler için canlı portaldan alınmış token kullanılır.
• "Token, portal şifresiyle aynı şeydir." Token, kişisel portal girişinizden farklı olarak yazılımların firmanız adına bildirim gönderebilmesi için oluşturulur.

Token aldıktan sonra: ilk bildirimlere hazırlık

Tokeniniz hazırsa sıra bildirimleri doğru yapmaya gelir. İlk günden düzenli başlamak için şu üç noktayı kontrol edin:

• Ürün tanımlarınızın ve barkodlarınızın ÜTS'deki kayıtlarla aynı olması
• Size gönderilmiş ve henüz kabul edilmemiş ürünlerin listesi
• Bildirim yapacak personelin temel kuralları bilmesi

Temel kurallar arasında yeni başlayan ekiplerin özellikle dikkat etmesi gereken konu alma bildirimidir: alma bildiriminin iptali yoktur ve yanlış alınan ürün ancak gönderene yeni bir verme bildirimiyle düzeltilebilir.

Hangi bildirimlerden sorumlu olduğunuzu henüz netleştirmediyseniz ÜTS nedir, kimler kullanmak zorunda? rehberiyle başlayabilirsiniz. Tıbbi cihaz satıyorsanız e-Fatura tarafındaki yükümlülükleri de ILAC_TIBBICIHAZ rehberimizde bulabilirsiniz.

TraceArt ÜTS'de kurulum nasıl işler?

TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır; bilgisayarınıza program kurmazsınız, tarayıcıdan çalışırsınız. Başlamak için firmanızın ÜTS'de kayıtlı olması ve bir sistem tokeni yeterlidir. Süreç şöyle ilerler:

1. Demo: Demo talebi oluşturursunuz. Ekibimiz sizi arar ve kendi iş akışınız üzerinden TraceArt ÜTS'yi gösterir.
2. Hesap açılışı: Karar verdiğinizde hesabınızı DataStil ekibi açar; firma ve ürün tanımlarınızı birlikte yaparız.
3. Token tanımı: Firma yetkiliniz yukarıdaki adımlarla tokeni oluşturur ve token hesabınıza tanımlanır.
4. İlk bildirim: İlk bildiriminizi ekibimizle birlikte yaparız. Bildirim öncesi kural kontrolü, SKT veya barkod türü gibi hataları daha ilk günden ÜTS'ye gitmeden yakalar.

ÜTS kaydınız henüz yoksa başvuru sürecinde de yol gösteririz; bu rehberdeki adımlarda takıldığınız bir nokta olursa kurulum sırasında birlikte ilerleriz. DataStil Yazılım; ISO/IEC 27001, 27701 ve 20000-1 sertifikalıdır.