Kullanım ve tüketim bildirimi arasındaki fark nedir?

Sağlık kurumlarında ÜTS işlerinin önemli bir bölümü, ürün kurum stoğundan çıkarken yapılan çıkış bildirimleridir. Bunların arasında en sık karıştırılan ikisi kullanım ve tüketim bildirimidir. İkisi de ürünün sizin elinizde "bittiğini" anlatır; ancak hangi ürünlerde, hangi bilgiyle ve hangi amaçla yapıldıkları farklıdır.

Bu rehberde iki bildirimin tanımını, hangi cihazın hangi bildirime girdiğine nasıl karar vereceğinizi, farklı kurum tiplerinden örnekleri ve iptal sürecindeki önemli bir kuralı bulacaksınız. Mevzuat bilgileri TİTCK'nın Tekil Hareket Kılavuzu'na dayanır.

Kısaca: kullanım ve tüketim bildirimi ne anlatır?

Kullanım bildirimi, bir ürünün belirli bir hastaya uygulandığını hasta kimliğiyle birlikte ÜTS'ye bildirmektir. Kılavuza göre bu bildirim implantlar ve SUT eşleşmeli cihazlar için yapılır. Böylece cihaz ile hasta arasındaki bağ sistemde kayıt altına alınır.

Tüketim bildirimi ise ÜTS'de takip edilen bir ürünün kurumunuzda harcandığını, hasta kimliğine bağlamadan bildirmenizi sağlar. Genel olarak kullanım bildirimi kapsamına girmeyen ve kurum içinde harcanan ürünler bu yolla stoğunuzdan düşer.

Ayrımı tek bir soruyla özetleyebilirsiniz: Bu ürünün hangi hastada kullanıldığının ÜTS'de kayıtlı olması gerekiyor mu? Cevap evetse kullanım, hayırsa çoğunlukla tüketim bildirimi yaparsınız.

Bu ayrım neden önemli?

ÜTS, tıbbi cihazları üretim veya ithalattan kullanıma kadar tekil olarak izler. Kullanım bildirimi bu zincirin son halkasını hastaya bağlar. Örneğin bir implantla ilgili güvenlik sorunu ortaya çıktığında, ürünün hangi hastada olduğunu bilmek ancak doğru yapılmış bir kullanım bildirimiyle mümkündür.

Tüketim bildirimi ise stok tarafını doğru tutar. Harcanan ürün ÜTS'de stoğunuzda görünmeye devam ederse kayıtlarınız gerçeği yansıtmaz. Sayım ve denetimlerde açıklaması zor farklar oluşur.

İki bildirimin düzeltilmesi de aynı kolaylıkta değildir. Hatalı bir tüketim bildirimi iptal edilip yeniden yapılabilir; kullanım bildiriminin iptali ise aşağıda anlattığımız MEDULA kuralına bağlıdır. Bu yüzden doğru türü ilk seferde seçmek ciddi zaman kazandırır.

Hangi cihazlar kullanım bildirimi gerektirir?

Kılavuzdaki tanım iki grubu işaret eder:

• İmplantlar: Vücuda yerleştirilen ve hastada kalan cihazlar. Ortopedik implantlar ve diş implantları tanıdık örneklerdir.
• SUT eşleşmeli cihazlar: SGK'nın Sağlık Uygulama Tebliği (SUT) kapsamındaki bir kodla eşleştirilmiş ürünler. Bu ürünlerin hastaya kullanımı geri ödeme süreciyle de bağlantılı olduğu için hasta bazında izlenir.

Bir ürünün SUT eşleşmeli olup olmadığını tahminle belirlemeyin. Ürün bilgilerini ve tedarikçinizin verdiği bilgiyi kontrol etmek, yanlış bildirim türü seçme riskini azaltır.

Hasta kimliği seçenekleri

Kullanım bildiriminin ayrılmaz parçası hasta kimliğidir. Kılavuzda şu seçenekler yer alır:

1. T.C. kimlik numarası
2. Yabancı kimlik numarası
3. Pasaport numarası
4. YUPASS numarası
5. Yenidoğanlarda anne kimliği
6. "Kimliği bilinmiyor" seçeneği

Yenidoğan bir bebeğe cihaz uygulandığında kılavuzdaki anne kimliği seçeneği kullanılabilir. "Kimliği bilinmiyor" seçeneği ise kimliği tespit edilemeyen hastalar içindir; örneğin kimlik bilgisi alınamadan müdahale edilen bir acil hasta. Bu seçeneği kolaylık olsun diye kullanmak, hasta–cihaz takibinin amacını boşa çıkarır.

Bildirimden önce elinizde olması gereken bilgiler

Hangi bildirimi yapacağınıza karar verdikten sonra bilgilerin eksiksiz olması gerekir. Genel olarak şunları hazır tutun:

• Ürün numarası: Karekoddaki (01) alanında yer alan GTIN.
• Lot veya seri numarası: Ürünün hangi yöntemle izlendiğine göre (10) ya da (21) alanı.
• Son kullanma tarihi: (17) alanı. SKT geçmişse kullanım ve tüketim seçenek değildir.
• Adet: Lot ile izlenen ürünlerde kaç adet harcandığı.
• Hasta kimliği: Yalnızca kullanım bildiriminde; kimlik türü ve numarası.

Bu bilgilerin önemli bir kısmı doğrudan karekoddan gelir. Etiketi gözle okuyup yazmak yerine karekodu barkod okuyucuyla okutmak, özellikle uzun seri numaralarında yazım hatalarını azaltır.

Tüketim bildirimi neyi kapsar?

Tüketim bildirimi, hasta bazında takip gerektirmeyen ürünlerin kurum içinde kullanılıp bittiğini ÜTS'ye yansıtır. Ameliyathanede, poliklinikte veya serviste harcanan ve ÜTS'de takip edilen sarf malzemeleri bu grubun tipik örnekleridir.

Her iki bildirim için de ürünün ÜTS'de sizin üzerinizde görünmesi gerekir. Bu da tedarikçinin verme bildirimine karşılık sizin alma bildirimi yapmanızla olur. Alma tamamlanmadan çıkış bildirimi yapmaya çalışmak, karşılaşılabilecek bir başlangıç hatasıdır.

Tüketim bildirimi, kaybolan ya da kırılan ürünler için bir kestirme yol değildir. Bu tür durumlar için ayrı bir çıkış türü olan HEK/zayiat bildirimi bulunur ve alt türleri arasında stok düzeltme de yer alır. SKT'si geçmiş ürünler ise kılavuza göre yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir; ayrıntılar için SKT'si geçmiş tıbbi cihaz rehberimize bakabilirsiniz.

Karar listesi: hangi bildirimi yapmalısınız?

Bir ürün kurumunuzda harcandığında şu sırayla düşünün:

1. Ürün ÜTS'de stoğunuzda mı? Tedarikçinin verme bildirimine karşılık alma bildirimini yapmadıysanız önce onu tamamlayın.
2. SKT geçmiş mi? Geçmişse kullanım da tüketim de yapılamaz; izin verilen yollar geri çekme ve imhadır.
3. Doğru barkodu mu okuttunuz? Kılavuza göre piyasaya arz barkodu yalnızca üretim, ithalat, ihracat, verme ve alma bildirimlerinde kullanılabilir; kullanım ve tüketimde kullanılamaz.
4. Ürün bir implant mı? Evetse kullanım bildirimi yapın.
5. Ürün SUT eşleşmeli mi? Evetse kullanım bildirimi yapın.
6. Hasta kimliği hangi türde? Kullanım bildirimi yapacaksanız TCKN, yabancı kimlik, pasaport, YUPASS, anne kimliği veya "kimliği bilinmiyor" seçeneklerinden doğru olanı seçin.
7. İmplant ya da SUT eşleşmeli değilse ve ürün kurumda harcandıysa tüketim bildirimi yapın.

Ürün harcanmadan elinizden çıkıyorsa, örneğin tedarikçiye iade ediliyor, kayboluyor ya da imha ediliyorsa, kullanım veya tüketim yerine o duruma uygun hareket ya da çıkış bildirimini seçmeniz gerekir.

Kurum tiplerine göre örnekler

Hastane ameliyathanesi

Bir ortopedi ameliyatında hastaya plak ve vidalar yerleştirildiğini düşünün. Bunlar implant olduğu için her biri, hastanın kimlik bilgisiyle kullanım bildirimine konu olur. Aynı ameliyatta açılan ve kullanım kapsamı dışında kalan sarf malzemeleri ise tüketim bildirimiyle stoktan düşülür.

Ameliyathanede asıl risk, bildirimlerin ameliyat sonrasına bırakılması ve hangi implantın hangi hastaya ait olduğunun karışmasıdır. Ürün etiketlerini hasta dosyasıyla eşleştirmek ve karekodu doğru okumak bu riski azaltır. Karekodun yapısını GS1 karekod rehberimizde adım adım anlattık.

Diş kliniği

Diş kliniğinde uygulanan bir diş implantı da hastada kalan bir cihazdır; kullanım bildirimi hasta kimliğiyle yapılır. Hasta yabancı uyrukluysa yabancı kimlik numarası, pasaport veya YUPASS seçeneklerinden durumuna uygun olanı kullanılır.

İmplant dışındaki malzemeler için ürünün ÜTS'de takip edilip edilmediğine ve kullanım kapsamına girip girmediğine bakılır; kapsam dışındaysa tüketim bildirimi yapılır. Kliniğin büyüklüğü ne olursa olsun, bildirimi gün sonuna bırakmak yerine uygulama sırasında hazırlamak hata riskini düşürür.

Klinik ve polikliniklerde sarf malzemeleri

Poliklinik, tıp merkezi veya görüntüleme ünitesinde kullanılan ve hasta bazında izlenmeyen sarf malzemeleri tüketim bildiriminin tipik alanıdır. Burada zorluk genellikle bildirim sayısının fazlalığıdır.

Tüketimleri düzenli aralıklarla ve lot ile SKT bilgisini kontrol ederek bildirmek, stok kayıtlarınızı ÜTS ile uyumlu tutar. ÜTS'nin Excel toplu yükleme şablonuyla çalışıyorsanız, kılavuzun uyarısına uyarak şablonun yapısını değiştirmeyin.

MEDULA kesinleştirme ve kullanım iptali

Kullanım bildirimi hasta ve geri ödeme süreciyle bağlantılı olduğu için iptali de özel bir kurala bağlıdır. Kılavuza göre MEDULA'daki "kesinleştirme" iptal edilmeden kullanım bildirimi iptal edilemez.

Hatalı bir kullanım bildirimini düzeltirken izlenecek sıra genel olarak şöyledir:

1. Hatalı kullanım bildirimini ve ilgili hasta işlemini belirleyin.
2. MEDULA tarafındaki kesinleştirmeyi, kurumunuzda bu işlemi yürüten birime iptal ettirin.
3. ÜTS'de kullanım bildiriminin iptal karşılığını gönderin.
4. Doğru bilgilerle yeni kullanım bildirimini yapın.
5. Gerekiyorsa MEDULA tarafındaki işlemi yeniden tamamlatın.

ÜTS'de her bildirim türünün bir iptal karşılığı vardır; yanlışlıkla yaptığınız bir tüketim bildirimini de iptal edebilirsiniz. Kullanım bildiriminde ise MEDULA adımı atlanırsa iptal yapılamaz. Bu yüzden ÜTS sorumlusu ile faturalama tarafının birlikte çalışması önemlidir.

Sık yapılan hatalar

• İmplantı tüketim olarak bildirmek: Ürün stoktan düşer ama hasta bağlantısı kurulmaz. Kullanım bildirimi gerektiren bir cihaz için bu eksik bir bildirimdir.
• Yanlış kimlik türü seçmek: Yabancı bir hastanın numarasını TCKN gibi girmek ya da yenidoğanda anne kimliği seçeneğini atlamak.
• "Kimliği bilinmiyor" seçeneğini alışkanlık hâline getirmek: Bu seçenek gerçekten kimliği tespit edilemeyen durumlar içindir.
• SKT'si geçmiş ürün için kullanım veya tüketim denemek: Kılavuz bu ürünler için yalnızca geri çekme ve imhaya izin verir.
• Piyasaya arz barkoduyla çıkış bildirimi yapmak: Bu barkod yalnızca üretim, ithalat, ihracat, verme ve almada kullanılabilir.
• Bildirimi göremeyince tekrar göndermek: Portaldaki "Ayrıntılı Sorgula" ekranı son bir saatlik hareketi göstermez. Bildirimin orada görünmemesi, gönderilmediği anlamına gelmeyebilir.
• Kullanım iptalinde MEDULA adımını unutmak: Kesinleştirme iptal edilmeden kullanım iptali yapılamaz.
• Lot ve seri numarasını karıştırmak: Karekoddaki (10) ve (21) alanları birbirine karışırsa bildirim yanlış ürüne yapılır ya da kabul edilmez.
• Ürünü yanlış hastaya bağlamak: Aynı gün benzer işlem yapılan hastalarda etiketlerin karışması, zahmetli bir kullanım iptali ve MEDULA adımı gerektirir.

Kural kontrolü bu süreçte nasıl yardımcı olur?

Kullanım ve tüketim arasındaki fark kâğıt üzerinde basittir; zorluk, yoğun bir günde çok sayıda ürünü doğru bildirime yerleştirmektir. Hatalar ÜTS'ye gönderildikten sonra fark edildiğinde iptal, düzeltme ve yeniden bildirim zinciri başlar; kullanım bildirimlerinde buna MEDULA adımı da eklenir.

TraceArt ÜTS'deki bildirim öncesi kural kontrolü, SKT, barkod türü ve zorunlu alan gibi hataları bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalar. Örneğin SKT'si geçmiş bir lot için tüketim bildirimi hazırladığınızda ya da zorunlu bir alan boş kaldığında bunu gönderimden önce görürsünüz. TraceArt ÜTS bulut tabanlıdır ve kurulum gerektirmez; hesabınızı DataStil ekibi açar, ilk bildiriminizi birlikte yaparsınız. Kendi kurumunuzun akışında nasıl çalıştığını görmek için demo talebi oluşturabilirsiniz.