Adım adım envanter bildirimi
- 1Kurumunuzdaki demirbaş tıbbi cihazların listesini çıkarın; her cihazın barkodunu, seri veya lot numarasını tespit edin.
- 2Cihazın ÜTS'de zaten kurumunuzun kayıtlarında olup olmadığını kontrol edin; tedarikçinin verme, sizin alma bildirimiyle gelen bir cihaz için ayrıca envanter bildirimi yapmak mükerrer kayıt riski doğurur.
- 3Ürün numarasının ÜTS'de kayıtlı bir ürüne karşılık geldiğini sorgulayın.
- 4Envanter bildirimini cihaz bazında hazırlayın; seri numaralı cihazlarda her birimi ayrı satır olarak girin.
- 5TraceArt ÜTS'de barkod türü, SKT ve zorunlu alan hataları bildirim ÜTS'ye gitmeden yakalanır.
- 6Bildirimden sonra cihazın kurum kayıtlarınızda göründüğünü kontrol edin; cihazın sonraki durumlarını (ör. HEK/Zayiat veya imha) bu kayıt üzerinden bildirin.
Envanter bildirimi nedir?
Envanter bildirimi, sağlık hizmet sunucularında bulunan demirbaş tıbbi cihazların ÜTS'ye tanıtılmasını sağlayan bir giriş bildirimidir. TİTCK'nın Tekil Hareket Kılavuzu'nda üretim ve ithalatla birlikte "giriş" grubunda yer alır. Üretim ve ithalat, ürünü tedarik zincirinin başında sisteme sokar. Envanter bildirimi ise zincirin son halkasında, kurumda kullanılan cihazları kayıt altına alır.
Bu bildirimle cihaz, seri veya lot numarasıyla kurumunuzun ÜTS kayıtlarına girer. Böylece cihazın ileride hasar görmesi, hurdaya ayrılması ya da imhası da izlenebilir hâle gelir.
Kayıtlı bir envanterin pratik bir faydası da vardır: bir cihaz modeli veya lotu için geri çağırma duyurusu yayımlandığında, etkilenen cihazın kurumunuzda bulunup bulunmadığını kendi ÜTS kayıtlarınızdan hızlıca kontrol edebilirsiniz.
Kimler envanter bildirimi yapar?
Envanter bildirimi sağlık hizmet sunucularına özgüdür: kamu, üniversite ve özel hastaneler, klinikler, tıp merkezleri ve diş klinikleri. Bildirimler, kurumun ÜTS'deki yetkili kullanıcıları ya da kurum adına sistem tokeniyle bağlanan bir yazılım üzerinden yapılır. Hastanelerde sistem tokenini başhekim ve yardımcıları e-imza ile oluşturur.
Hangi cihazlar envanter bildirimine konu olur?
Envanter bildirimi demirbaş niteliğindeki tıbbi cihazlar içindir. Burada asıl soru, cihazın kurumunuzun ÜTS kayıtlarında zaten yer alıp almadığıdır.
- Tedarikçi verme bildirimi yapmış, siz de alma bildirimini tamamlamışsanız cihaz zaten kurum kayıtlarınızdadır. Aynı cihaz için ayrıca envanter bildirimi yapmak mükerrer kayıt riski doğurur.
- Bu yolla gelmemiş, kurumunuzda hâlihazırda kullanılan demirbaşlar envanter bildiriminin asıl konusudur.
- Bir firmanın demo veya deneme amacıyla geçici olarak bıraktığı cihazlar sizin demirbaşınız değildir. Bunlar firmanın geçici kullanım bildirimleriyle izlenir.
- Tedarikçiden gelen sarf malzemeleri demirbaş değildir; bunlar alma bildirimiyle stoğa girer ve kullanım ya da tüketim bildirimleriyle düşülür.
Bildirimden önce nasıl hazırlanmalı?
Envanter çalışmasını ÜTS bildiriminden önce fiziksel sayımla başlatmak işinizi kolaylaştırır. Her cihaz için şu bilgileri toplayın:
- Cihaz üzerindeki barkod veya karekod
- Seri numarası ya da lot numarası
- Varsa üretim ve son kullanma tarihi
- Cihazın bulunduğu birim (kurum içi takibiniz için)
Ürün numarasının ÜTS'de kayıtlı bir ürüne karşılık geldiğini önceden sorgulamak, bildirim sırasında reddedilen satır sayısını azaltır. Karekodlu cihazlarda seri numarası (21), lot numarası ise (10) uygulama tanımlayıcısıyla gösterilir.
Büyük kurumlarda çalışmayı birim birim planlamak ve biyomedikal ile satın alma birimlerinin aynı listeyi kullanmasını sağlamak işinizi kolaylaştırır. Kurum içi demirbaş numarası ÜTS'deki tekil ürün bilgisinin yerine geçmez; ikisini kendi kayıtlarınızda eşleştirmeniz, ileride bir cihazı bulmayı ve çıkış bildirimini doğru yapmayı kolaylaştırır.
Dikkat edilmesi gereken kurallar
Kılavuza göre son kullanma tarihi geçmiş ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. SKT'si olan ve tarihi geçmiş bir ürünü envanter bildirimine dahil etmeyin; bu tür ürünler için seçenekleri SKT geçmiş tıbbi cihaz rehberimizde bulabilirsiniz.
Toplu bildirim için ÜTS portalındaki Excel şablonunu kullanıyorsanız şablonun yapısını değiştirmeyin. Hatalı bir envanter bildirimi yaptıysanız, her bildirim türü gibi envanterin de bir iptal karşılığı olduğunu unutmayın.
Envanter kaydından sonra ne olur?
Envantere giren bir cihaz kullanım ömrünü tamamladığında, hasar gördüğünde veya kaybolduğunda bu durum da ÜTS'ye yansıtılmalıdır. Bunun için HEK / Zayiat ya da İmha/Bertaraf bildirimleri kullanılır. Böylece kurum içi demirbaş listeniz ile ÜTS kayıtlarınız aynı kalır.
TraceArt ÜTS ile envanter bildirimi
TraceArt ÜTS tarayıcıdan çalışır, kurulum gerektirmez. Envanter bildirimlerinde barkod türü, SKT ve zorunlu alan hatalarını ÜTS'ye gitmeden gösterir; düzeltmeyi bildirimi göndermeden önce yaparsınız (bildirim öncesi kural kontrolü). Hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Kurumunuzun iş akışını konuşmak için demo talep edin.
Sık yapılan hatalar
- Tedarikçiden alma bildirimiyle zaten kurum kayıtlarına girmiş bir cihaz için ikinci kez envanter bildirimi yapmak
- Envanter bildirimini demirbaş dışındaki ürünler, örneğin tedarikçiden gelen sarf malzemeleri için kullanmak
- Firmaların demo veya deneme amacıyla geçici olarak bıraktığı cihazları kendi demirbaşı gibi envantere eklemek
- Cihaz etiketindeki seri numarasını eksik veya hatalı aktarmak
- Kullanım dışı kalan cihazlar için çıkış bildirimi yapmayıp ÜTS kayıtlarıyla fiili demirbaş listesinin ayrışmasına izin vermek
Bu bildirimi TraceArt ÜTS ile hatasız yapın
TraceArt ÜTS, envanter bildirimi dahil tüm bildirimleri göndermeden önce ÜTS kurallarına göre kontrol eder; son kullanma tarihi geçmiş ürün, yanlış barkod türü ya da eksik zorunlu alan gibi hataları ÜTS'ye ulaşmadan gösterir.
Bildirim öncesi kural kontrolü →