Geçici Kullanım bildirimi

Geçici kullanım bildirimi nedir?

Tıbbi cihazlar her zaman satılarak el değiştirmez. Bir firma, hastaneye değerlendirme için demo cihaz bırakabilir ya da bir cihazı deneme amacıyla veya geçici bir ihtiyacı karşılamak üzere belirli bir süre kullandırabilir. ÜTS'de bu tür devirler için iki bildirim vardır: geçici kullanıma verme ve onu sonlandıran kullanımdan alma.

TİTCK'nın Tekil Hareket Kılavuzu'nda bu bildirimler "hareket" grubunda yer alır. Amaç, kalıcı bir devir olmadan cihazın hangi kurumda bulunduğunun izlenebilmesidir.

Verme mi, geçici kullanıma verme mi?

Seçim, devrin niteliğine bağlıdır:

• Kalıcı devir: Ürün satılıyor veya kalıcı olarak başka bir kuruma geçiyorsa verme bildirimi yapılır. Alıcının alma bildirimiyle ürün onun stoğuna geçer.
• Geçici devir: Cihaz belirli bir süre sonra size dönecekse geçici kullanıma verme bildirimi yapılır. Cihaz döndüğünde kullanımdan alma ile süreç kapanır.

Demo cihazını olağan verme ile göndermek sık yapılan bir hatadır. Alıcı alma yaparsa cihaz onun stoğuna geçer; geri dönmesi için alıcının size yeni bir verme bildirimi yapması ve sizin alma yapmanız gerekir.

Kimler bu bildirimleri yapar?

Geçici kullanıma verme bildirimini, cihazı ÜTS stoğunda bulunduran ve geçici olarak başka bir kuruma bırakan firma yapar. Bu genellikle demo cihaz bırakan bir üretici, ithalatçı ya da medikal bayidir. Cihaz geri döndüğünde ise kullanımdan alma bildirimiyle geçici kullanım sonlandırılır.

Cihazı geçici olarak kullanan sağlık tesisi açısından önemli nokta şudur: bu cihaz kurumun demirbaşı değildir. Bu nedenle geçici olarak bırakılan cihazları envanter bildirimine konu etmeyin.

Ne zaman yapılır?

Resmî kılavuzda gün sınırı yoktur. Pratikte geçici kullanıma verme, cihaz kuruma teslim edilirken; kullanımdan alma ise cihaz size geri döndüğünde yapılmalıdır. Kullanımdan alma unutulursa cihaz ÜTS'de hâlâ geçici kullanımda görünür ve kayıtlar fiziksel durumdan kopar.

Örnek akış

Bir medikal bayi, seri numaralı bir cihazı iki haftalık değerlendirme için bir hastaneye bırakıyor olsun. Cihaz teslim edilirken bayi, hastaneyi alıcı seçerek geçici kullanıma verme bildirimini yapar. İki hafta sonra cihaz bayiye döndüğünde kullanımdan alma bildirimiyle süreç kapanır. Bu süre boyunca cihaz hastanenin demirbaşı sayılmaz; hastanenin bu cihaz için envanter bildirimi yapmasına gerek yoktur.

Dikkat edilmesi gereken kurallar

• Son kullanma tarihi: Kılavuza göre SKT'si geçmiş ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. SKT'li bir ürünü geçici kullanıma vermeden önce tarihini kontrol edin.
• Barkod: Kılavuz, piyasaya arz barkodunun kullanımını üretim, ithalat, ihracat, verme ve alma bildirimleriyle sınırlar. Geçici kullanım bildirimlerinde hangi barkodun kullanılacağını ürün kaydınız üzerinden kontrol edin. Seri numarasını karekoddan doğru okumak için GS1 karekod rehberine bakabilirsiniz.
• Kalıcı devre dönüşüm: Geçici kullanımdaki cihaz kuruma satılacaksa, geçici kullanım kaydı satışın yerine geçmez. Açık kaydın nasıl kapatılacağını ve devrin hangi bildirimlerle yapılacağını kılavuz üzerinden planlayın.
• Hatalı bildirim: Her bildirim türü gibi geçici kullanım bildirimlerinin de bir iptal karşılığı vardır. Ayrıntılar için iptal işlemleri sayfasına bakın.

Takibi nasıl düzenli tutarsınız?

Geçici kullanımda bulunan cihazların listesini ve beklenen dönüş tarihlerini kendi kayıtlarınızda da izlemeniz önerilir. Dönen her cihaz için kullanımdan alma bildirimini aynı gün yapmak, ÜTS kayıtlarınızın fiziksel durumla uyumlu kalmasını sağlar. Demo cihazları sık dolaşan firmalarda bu düzen, denetimlerde de işinizi kolaylaştırır.

TraceArt ÜTS ile geçici kullanım bildirimleri

TraceArt ÜTS, bildirimleri ÜTS'ye göndermeden önce SKT, barkod türü ve zorunlu alan kurallarını kontrol eder; hatalı bir satırı göndermeden önce görürsünüz (bildirim öncesi kural kontrolü). Bulut tabanlıdır, kurulum gerektirmez. Hesabınızı DataStil ekibi açar ve ilk bildiriminizi birlikte yaparız. Demo cihaz süreçlerinizi konuşmak için demo talep edin.