Adım adım hek / zayiat bildirimi
- 1Ürünü ürün numarası, lot ve/veya seri numarasıyla sorgulayın.
- 2HEK/zayi olan adedi girin.
- 3HEK/Zayiat türünü seçin: HEK, doğal afet, yangın, çalınma, stok düzeltme veya diğer.
- 4“Diğer” seçtiyseniz açıklama alanını doldurun; bu seçenekte açıklama zorunludur.
- 5TraceArt ÜTS'de kural kontrolünü görün; SKT'si geçmiş ürün veya boş bırakılmış zorunlu alan gibi hatalar ÜTS'ye gitmeden yakalanır.
- 6Bildirimi gönderin; tutanak, olay raporu veya hurdaya ayırma kararı gibi iç belgelerinizi kayıtla eşleştirerek saklayın.
HEK/Zayiat bildirimi nedir?
HEK/Zayiat bildirimi, bir kurumun, firmanın veya hastanenin stoğundaki tekil ürün ekonomik ömrünü tamamladığında ya da zayi olduğunda yapılan çıkış bildirimidir. Ürün hastada kullanılmadan, satılmadan veya devredilmeden stoktan çıkıyorsa, HEK/Zayiat ile imha/bertaraf arasında doğru seçimi yapmanız gerekir.
Bildirim tedarik zincirinin her halkası için geçerlidir: üretici ve ithalatçı depoları, bayiler, satış merkezleri ve sağlık tesisleri.
HEK/Zayiat türleri
Bildirimde zayi olan adedin yanında HEK/Zayiat türü de zorunludur. Kılavuzdaki seçenekler şunlardır:
- HEK: Ekonomik ömrünü tamamlayan ürünler.
- Doğal afet: Afet nedeniyle zarar gören ürünler.
- Yangın: Yangında kullanılamaz hâle gelen ürünler.
- Çalınma: Çalınan ürünler.
- Stok düzeltme: Stok kayıtlarının düzeltilmesi.
- Diğer: Bu seçenekte açıklama girmek zorunludur.
Stok düzeltme ne zaman kullanılır?
Stok düzeltme, adından da anlaşılacağı gibi fiziksel stok ile ÜTS stoğu arasındaki farkların kapatılmasına yönelik bir seçenektir. Kullanmadan önce farkın nedenini araştırın. Fark yanlış yapılmış bir verme, alma, kullanım veya tüketim bildiriminden kaynaklanıyorsa, doğru yol o hatayı kendi yöntemiyle düzeltmektir. Stok düzeltmeyi, nedeni başka bir bildirimle giderilemeyen farklar için kullanmak daha sağlıklıdır.
HEK/Zayiat mı, imha mı, tüketim mi?
- Sağlığa risk taşıyan ürünler: Kullanıldığında hasta veya kullanıcı sağlığını tehlikeye atabilecek ürünler, örneğin saklama koşulları bozulmuş veya sahte olduğu anlaşılan ürünler, imha/bertaraf bildirimi ile çıkarılır.
- SKT'si geçmiş ürünler: Son kullanma tarihi geçmiş ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir; HEK/Zayiat ile düşülemez. Ayrıntılar için SKT'si geçmiş tıbbi cihaz rehberine bakın.
- Kullanılan ürünler: Hastada kullanılan veya tesiste tüketilen ürünler kullanım ya da tüketim bildirimi ile düşülür; zayiat olarak bildirilmez.
- Geri çağrılan ürünler: Hakkında geri çekme kararı bulunan ürünlerde yapılabilecek bildirimler kılavuzda ayrıca sayılmıştır ve HEK/Zayiat bu listede yer almaz. Bu ürünler geri çekme, ıslah/düzeltici faaliyet veya imha bildirimleriyle yönetilir.
Örnek senaryolar
- Depoda çıkan yangında ürünler kullanılamaz hâle geldi: HEK/Zayiat bildirimi, tür olarak “yangın”.
- Depodan ürün çalındı: HEK/Zayiat bildirimi, tür olarak “çalınma”.
- Bir cihaz ekonomik ömrünü tamamladı ve kullanımdan kaldırılacak: HEK/Zayiat bildirimi, tür olarak “HEK”.
- Sayımda ÜTS stoğuyla fiziksel stok arasında fark çıktı: Önce farkın kaynağını araştırın; başka bir bildirimle açıklanamıyorsa “stok düzeltme”.
- Listede karşılığı olmayan bir durum: “Diğer” seçilir ve ne olduğunu açıklama alanına yazarsınız.
Hangi bilgiler zorunlu?
Ürün numarası, lot ve/veya seri numarasıyla yapılan sorgulamanın ardından iki alan zorunludur:
- HEK/zayi olan adet
- HEK/Zayiat türü (“Diğer” seçildiyse açıklama)
Kılavuzdaki zorunlu alanlar arasında belge numarası yer almaz. Yine de tutanak, olay raporu veya hurdaya ayırma kararı gibi iç belgelerinizi bildirimle eşleştirerek saklamanız, denetimde kaydı açıklamanızı kolaylaştırır.
Hatalı bildirim ve özel durumlar
Hatalı yapılan bir bildirim HEK/Zayiat iptal bildirimiyle geri alınır. İptal mantığını iptal işlemleri sayfasında anlattık.
Firma durumu pasife alınmış olsa bile, kullanıcı listesinde aktif kullanıcı bulunan firmalar HEK/Zayiat bildirimi yapabilir. Kılavuz bu firmalara verme, geri çekme, kullanımdan alma, imha, mahrecine iade ve iptal gibi sınırlı sayıda bildirim imkânı tanır. Kapanan, devredilen veya birleşen firmalardaki ürünlerin hareketi ise verme ve alma bildirimleriyle sağlanır.
TraceArt ÜTS ile HEK/Zayiat
TraceArt ÜTS'nin bildirim öncesi kural kontrolü, SKT'si geçmiş ürün veya boş bırakılmış zorunlu alan gibi hataları bildirim ÜTS'ye gitmeden gösterir; yanlış türde yapılmış bir çıkışı sonradan iptal etmek zorunda kalmazsınız. Kurulum gerektirmeyen bulut yapıyı demo görüşmesinde kendi senaryolarınızla inceleyebilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- SKT'si geçmiş ürünü HEK/Zayiat ile düşmek; bu ürünler yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir.
- Sağlığa zarar verebilecek ürünü, örneğin saklama koşulları bozulmuş bir ürünü HEK/Zayiat ile bildirmek; bu durumlar için imha/bertaraf bildirimi tanımlıdır.
- “Stok düzeltme” türünü farkın nedenini bulmadan kullanmak; hatalı bir verme, alma veya kullanım bildiriminden doğan fark o hatanın düzeltilmesiyle giderilmelidir.
- “Diğer” türünü açıklama girmeden seçmek.
- Hastada kullanılan veya tesiste tüketilen ürünü zayiat olarak düşmek; bunlar kullanım ya da tüketim bildirimiyle çıkar.
Bu bildirimi TraceArt ÜTS ile hatasız yapın
TraceArt ÜTS, hek / zayiat bildirimi dahil tüm bildirimleri göndermeden önce ÜTS kurallarına göre kontrol eder; son kullanma tarihi geçmiş ürün, yanlış barkod türü ya da eksik zorunlu alan gibi hataları ÜTS'ye ulaşmadan gösterir.
Bildirim öncesi kural kontrolü →