Adım adım tüketim bildirimi
- 1Tüketilen ürünü karekod ya da ürün numarası, lot ve/veya seri numarasıyla sorgulayın.
- 2Ürünün kayıtta tüketim bildirimine uygun tanımlandığını kontrol edin: implant değil ve SUT eşleşmesi yok.
- 3Tüketilen adedi girin; lot bazlı ürünlerde yalnızca fiilen kullanılan miktarı yazın.
- 4Tüketim tarihini girin.
- 5TraceArt ÜTS'de kural kontrolünün sonucunu inceleyin; SKT'si geçmiş ürün veya uygun olmayan barkod türü gibi hatalar ÜTS'ye gitmeden yakalanır.
- 6Bildirimi gönderin; “Ayrıntılı Sorgula” ekranı son bir saatin işlemlerini göstermediği için bildirimi orada göremeseniz de tekrarlamayın.
Tüketim bildirimi nedir?
Tüketim bildirimi, sağlık hizmet sunucusunun kullanım bildirimi yapılmayacak tıbbi cihazları kullandığında yaptığı çıkış bildirimidir. Bildirimle ürün tesisin ÜTS stoğundan düşer; kullanım bildiriminden farklı olarak hasta kimliği istenmez.
Hastaya özgü takip gerektirmeyen birçok tek kullanımlık sarf ürünü bu gruptadır. Ancak belirleyici olan ürünün adı ya da kullanıldığı bölüm değil, ÜTS'deki ürün kaydıdır.
Hangi ürünler tüketim bildirimine konu olur?
Resmî kılavuza göre bir cihaza tüketim bildirimi yapılabilmesi için ürün kaydında şu cevapların verilmiş olması gerekir:
- “Vücuda implante edilebilir mi?” sorusuna “hayır”,
- “Tek kullanımlık mı?” veya “Ürünün sınırlı kullanım sayısı var mı?” sorularından birine “evet”,
- SUT eşleşme durumu için “SUT eşleşmesi yok”.
Kısacası implant olan ya da SUT eşleşmesi bulunan ürünler kullanım bildirimi ile, diğer sarf ürünleri tüketim bildirimiyle düşülür. Farkı örneklerle görmek için kullanım ve tüketim bildirimi farkı rehberine göz atabilirsiniz.
Ürün kaydını sağlık tesisi değil, ürünü ÜTS'ye kaydeden üretici veya ithalatçı yapar. Bir ürün için tüketim bildirimi yapılamıyorsa önce kayıt bilgilerini tedarikçinizle kontrol edin. Tüketim bildirimi yapılması gerektiğini düşündüğünüz ürünler için ÜTS üzerinden talepte bulunulabilir; Kurum bu durumda tanımlama yapabilir.
Hangi bilgiler zorunlu?
Ürün numarası, lot ve/veya seri numarasıyla sorgulama yaptıktan sonra iki alan zorunludur:
- Tüketilen adet
- Tüketim tarihi
Lot bazlı takip edilen ürünlerde aynı lot numarası birden fazla tekil ürünü temsil eder. Bu yüzden adedi fiilen kullanılan miktara göre girmeniz, ÜTS stoğunuzun gerçeği yansıtması için önemlidir.
Tüketimden önce: ürün stoğunuzda mı?
Tüketim bildirimi yalnızca ÜTS stoğunuzda görünen ürünler için yapılabilir. Tedarikçinin verme bildirimine karşılık alma bildirimi yapılmadıkça stok aktarımı gerçekleşmez. Depoya giren ama alma bildirimi yapılmamış bir ürünü tüketmeye çalıştığınızda bildirim başarısız olur.
Bu yüzden mal kabul ile tüketim arasındaki sırayı korumak önemlidir: önce alma, sonra tüketim. Çok sayıda bölümü olan tesislerde alma bildiriminin depoda, tüketim bildiriminin ise ilgili bölümde kimin sorumluluğunda olduğunu baştan netleştirmek, kayıp bildirimlerin önüne geçer.
Dikkat edilmesi gereken kurallar
- SKT'si geçmiş ürünler: Son kullanma tarihi geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. Depoda süresi dolan sarf ürünlerini tüketim bildirimiyle düşemezsiniz; bunlar için imha/bertaraf bildirimi yapılır.
- Geri çekme kararı: Hakkında geri çekme kararı bulunan ürünlerde yapılabilecek bildirimler kılavuzda ayrıca sayılmıştır ve tüketim bu listede yer almaz. Geri çağrılan sarf ürünleri kullanılmaz, geri çekme sürecine göre iade veya imha edilir.
- Barkod türü: Birden fazla ürünü içeren piyasaya arz barkodu yalnızca üretim, ithalat, ihracat, verme ve almada kullanılabilir. Tüketim bildirimini birincil ürün numarası üzerinden yaparsınız.
- Kullanılmadan elden çıkan ürünler: Kırılan, yangında zarar gören veya çalınan ürünler ile stok farkları tüketim değil, HEK/Zayiat bildirimi konusudur.
- Excel ile toplu bildirim: ÜTS'nin Excel şablonuyla toplu yükleme yapıyorsanız şablonda sütun, satır veya sayfa silmeyin; güncel şablonu değiştirmeden doldurun. Alanların biçimi şablonun “Alanlar” sekmesinde yazar.
- Sorgu gecikmesi: Portalın “Ayrıntılı Sorgula” ekranı son bir saatteki işlemleri göstermez. Bildiriminizi orada göremediğiniz için tekrar göndermeyin.
Hatalı tüketim bildirimi
Yanlış ürün, lot veya adetle yapılan bir tüketim bildirimi, kendi iptal karşılığıyla geri alınır ve ardından doğru verilerle yeniden yapılır. ÜTS'deki iptal mantığını ve ön koşulları iptal işlemleri sayfasında anlattık.
TraceArt ÜTS ile tüketim bildirimi
Tüketim bildirimleri çoğu tesiste sık tekrarlanan işlemlerdir; küçük bir hata kısa sürede çok sayıda kayda yayılabilir. TraceArt ÜTS'nin bildirim öncesi kural kontrolü, SKT'si geçmiş ürün, uygun olmayan barkod türü veya eksik zorunlu alan gibi hataları bildirim ÜTS'ye gitmeden gösterir. Bulut tabanlı olduğu için kurulum gerekmez; demo talebinizin ardından hesabınızı biz açar, ilk bildirimi birlikte yaparız.
Sık yapılan hatalar
- İmplant ya da SUT eşleşmeli bir ürünü tüketim bildirimiyle düşmek; bu ürünler hasta kimliğiyle kullanım bildirimine konu olur.
- Depoda süresi dolan sarf ürününü tüketim bildirimiyle stoktan çıkarmak; SKT'si geçmiş ürünler yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir.
- Birden fazla ürünü içeren piyasaya arz barkoduyla tüketim bildirimi yapmak; bu barkod yalnızca üretim, ithalat, ihracat, verme ve almada kullanılabilir.
- Kırılan, yangında zarar gören veya çalınan ürünü tüketim olarak bildirmek; bu durumlar HEK/Zayiat bildirimine girer.
- ÜTS'nin Excel toplu yükleme şablonunda sütun, satır veya sayfa silmek; şablon değiştirilmeden yüklenmelidir.
Bu bildirimi TraceArt ÜTS ile hatasız yapın
TraceArt ÜTS, tüketim bildirimi dahil tüm bildirimleri göndermeden önce ÜTS kurallarına göre kontrol eder; son kullanma tarihi geçmiş ürün, yanlış barkod türü ya da eksik zorunlu alan gibi hataları ÜTS'ye ulaşmadan gösterir.
Bildirim öncesi kural kontrolü →