Tıbbi cihaz faturasında neden ÜTS bilgisi var?
GİB, ilaç ve tıbbi cihaz teslimleri için e-Fatura'da ayrı bir senaryo tanımladı: ILAC_TIBBICIHAZ. Ayrıntılar, İlaç ve Tıbbi Cihaz Teslimlerine İlişkin Fatura Teknik Kılavuzu'nda (v1.0, 06.01.2025) yer alıyor. Amaç, faturadaki ürünün ÜTS'deki tekil ürünle eşleştirilebilmesi.
Bu senaryoda tıbbi cihaz satırlarına dört alan eklenir:
- UNO: Ürün numarası, yani ürünün barkodu.
- LNO: Lot numarası.
- SNO: Seri veya sıra numarası. Bazı kaynaklar bu alanın isteğe bağlı olduğunu belirtiyor; seri numarasıyla izlenen ürünlerde bilgiyi eksiksiz tutmak yine de işinizi kolaylaştırır.
- URT: Üretim tarihi.
Alanların ayrıntılı açıklaması için e-Fatura ILAC_TIBBICIHAZ senaryosu: UNO, LNO, SNO ve URT rehberimize göz atabilirsiniz.
Elle doldurmanın sorunu ne?
Bu bilgilerin çoğu ürünün karekodunda zaten bulunur: barkod, seri numarası, lot ve üretim tarihi. Ancak bu veriyi faturaya elle aktarmak hem zaman alır hem de hataya açıktır. Tek bir karakterin yanlış yazılması, faturadaki ürünün ÜTS'deki tekil ürünle eşleşmemesi demektir. Karekodun yapısını GS1 karekod nasıl okunur? rehberinde anlattık.
Sorun, satır sayısı arttıkça büyür. Aynı faturada farklı lot ve seri numaralı çok sayıda ürün varsa her satırı tek tek kontrol etmeniz gerekir. Fatura ile ÜTS bildirimi arasında oluşan tutarsızlık da sonradan düzeltilmesi zor bir iş yükü yaratır.
Bir de iş bölümü meselesi var. Birçok işletmede faturayı muhasebe keser, ÜTS bildirimini ise depo ya da satış ekibi yapar. İki ekip aynı ürün için farklı kaynaklardan bilgi aldığında, küçük farklar kaçınılmaz hâle gelir.
Fatura kesmeden önce nelere dikkat etmelisiniz?
- Faturadaki barkodun, ürünün ÜTS'deki kaydıyla aynı olduğundan emin olun.
- Lot ve seri numarasını ürünün üzerindeki karekoddan alın; tahmine ya da eski kayda dayanmayın.
- Üretim tarihinin karekoddaki (11) alanıyla uyumlu olduğunu kontrol edin. Karekodda tarihler YYAAGG biçiminde yer alır.
- Satışa konu ürün için ilgili ÜTS bildiriminin yapıldığını teyit edin.
TraceArt ÜTS bu alanları nasıl hazırlar?
TraceArt ÜTS, ILAC_TIBBICIHAZ senaryosundaki UNO, LNO, SNO ve URT alanlarını otomatik hazırlar. Değerler, ÜTS bildirimlerinizde de kullandığınız ürün verisinden gelir. Böylece aynı ürün için faturada bir bilgi, ÜTS'de başka bir bilgi oluşmasının önüne geçilir.
Bildirimlerinizi yine TraceArt ÜTS üzerinden yaparsınız; e-Fatura alanları bu verilerden hazırlanır. Örneğin bir medikal bayi, hastaneye verme bildirimi yaptığı ürünler için lot ve seri bilgisini yeniden yazmak yerine hazır veriyle çalışır. Bir eczane ya da optik mağazası da tüketiciye verme bildirimi yaptığı ürünün fatura bilgisini aynı şekilde hazır bulur. Aynı faturada çok sayıda farklı lot veya seri numarası bulunan satışlarda, hazır veriyle çalışmak satır satır kontrol yükünü hafifletir.
Yürürlük tarihine dikkat
ILAC_TIBBICIHAZ senaryosunun yürürlük tarihleri birkaç kez değişti. Eczane ve optisyenler için 1 Ekim 2026 tarihi duyuruldu; diğer mükellef grupları için takvim farklı olabilir. Kesin tarih ve kapsam için GİB duyurularını ebelge.gib.gov.tr üzerinden kontrol edin.
Takvim nasıl şekillenirse şekillensin, hazırlığı erken yapmak son anda yaşanacak yoğunluğu önler. Ürün kayıtlarınızdaki barkod, lot ve seri bilgilerinin eksiksiz ve ÜTS ile tutarlı olması bu hazırlığın temelidir.
Sonuç
Fatura kesen ekibiniz karekod verisini tek tek yazmakla uğraşmaz; faturadaki tıbbi cihaz bilgisi ÜTS kayıtlarınızla uyumlu kalır. Muhasebe ile ÜTS sorumlusu arasında "bu ürünün lotu neydi?" sorusu etrafında dönen yazışmalar azalır.
Kendi ürünleriniz üzerinde nasıl çalıştığını görmek için demo talep edin.