ÜTS stoğu ile raftaki stok neden ayrışır?
ÜTS, sizin yaptığınız bildirimlere göre bir stok tutar. Raftaki ürünle ÜTS'deki kayıt ancak her hareket doğru bildirildiğinde aynı kalır. Gündelik yoğunlukta bu denge kolayca bozulur.
Başlıca nedenler şunlardır:
- Gelen ürün için alma bildiriminin yapılmaması veya geciktirilmesi
- Ürünü teslim ettikten sonra verme bildiriminin unutulması
- Bildirimde yanlış lot veya seri numarası kullanılması
- Kırılan, kaybolan ya da kullanılamaz hâle gelen ürünlerin kayda geçmemesi
Farkı neden erken yakalamalısınız?
Küçük bir fark, zamanla takip edilmesi zor bir yığına dönüşür. Ürünü fiziksel olarak devrettiğiniz hâlde verme bildirimini yapmadıysanız, karşı taraf da o ürün için alma bildirimi yapamaz. Tersi durumda, ÜTS'de üzerinizde görünmeyen bir ürünü vermeye çalıştığınızda bildiriminiz kabul edilmez.
Ayrıca ÜTS kayıtlarınızla fiziksel stoğunuzun tutarlı olması, denetimlerde işinizi kolaylaştırır. Farkları erken bulmak, hem açıklamasını hem de düzeltmesini basitleştirir. Bir farkın nedeni ne kadar yeniyse bulmak da o kadar kolaydır; hangi sevkiyat, hangi gün, hangi personel sorularının yanıtı henüz tazedir.
Farklar nasıl düzeltilir?
Düzeltme yolu farkın nedenine bağlıdır. Hasarlı veya kayıp ürünler için HEK/Zayiat bildirimi kullanılır; bu bildirimin alt türleri arasında "stok düzeltme" de bulunur. Yanlış yapılmış bir alma bildiriminin ise iptali yoktur; ürünü size gönderen firmaya yeni bir verme bildirimi yapılarak düzeltilir.
Size yapılan verme bildirimlerini de takip etmeniz gerekir. Gelen ürünü kabul ediyorsanız alma yaparsınız; ürün size ulaşmadıysa ya da yanlışsa "almak istemiyorum" seçeneğini kullanabilirsiniz.
Stok düzeltmeyi bir kestirme olarak görmeyin. Farkın nedenini araştırmadan kaydı düzeltmek, asıl sorunu gizler ve aynı farkın tekrar oluşmasına zemin hazırlar.
Sayım ve karşılaştırma nasıl yapılır?
- Sayım için hareketin az olduğu bir zaman seçin.
- Ürünleri yalnızca adet olarak değil, lot ve seri numarasıyla birlikte sayın.
- Sonucu ÜTS'deki stoğunuzla karşılaştırın ve farkları listeleyin.
- Her farkın nedenini bulun, ardından uygun bildirimle düzeltin.
- Nedenleri not edin; tekrar eden bir neden genellikle bir süreç sorununa işaret eder.
İyi bir stok düzeni için öneriler
- Ürün kabulü ile alma bildirimini aynı adımda yapmayı alışkanlık hâline getirin.
- Birden fazla deponuz varsa ürünlerin hangi depoda olduğunu ayrı izleyin.
- Depolar arasında ürün taşırken kendi depo kayıtlarınızı da aynı anda güncelleyin.
- Fiziksel sayımı belirli aralıklarla ÜTS kayıtlarıyla karşılaştırın.
TraceArt ÜTS'de stok görünümü
TraceArt ÜTS, ÜTS'deki stoğunuzu görüntülemenize ve fiziksel stokla karşılaştırmanıza yardımcı olacak bir stok ve depo görünümü sunar. Farkları dağınık listeler arasında aramak yerine düzenli bir görünüm üzerinden takip etmek, sayım sonrasındaki işinizi kolaylaştırır. Kendi depo yapınıza nasıl uyarlanacağını demo görüşmesinde birlikte konuşabiliriz.