Toplu bildirime ne zaman ihtiyaç duyarsınız?
Bir medikal depoya aynı gün içinde çok sayıda ürün girer ve çıkar. Hastanelerde sarf malzemelerinin tüketimi ya da büyük bir sevkiyatın kabulü de benzer bir yük yaratır. Bu bildirimleri tek tek girmek hem zaman alır hem de dikkat dağıldıkça hata ihtimalini artırır.
Excel ile toplu bildirim, tekrar eden bu işleri tek bir dosyada toplamanızı sağlar. Veriyi önce düzenli bir listede hazırlar, kontrol eder, sonra gönderirsiniz.
Şablon neden değiştirilmemeli?
ÜTS'nin resmî kılavuzu, toplu yükleme için verilen Excel şablonunun değiştirilmemesini ister. Bu kural göründüğünden daha önemlidir. Sistem her bilgiyi belirli bir sütunda bekler; bir sütunu silmek, yerini değiştirmek ya da başlığını yeniden adlandırmak verinin yanlış alana gitmesine veya dosyanın hiç okunamamasına neden olabilir.
Aynı disiplin her toplu yüklemede geçerlidir: şablonun yapısını koruyun, yalnızca satırları doldurun.
Toplu gönderim kuralları esnetmez
Bir bildirimin tek başına ya da kalabalık bir dosyanın içinde gönderilmesi, ÜTS kurallarını değiştirmez. SKT'si geçmiş bir ürün dosyanın içinde de olsa yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. Piyasaya arz barkodu da yalnızca üretim, ithalat, ihracat, verme ve alma bildirimlerinde kullanılabilir. Dosyayı hazırlarken her satırı bu gözle değerlendirmek gerekir.
Sık yapılan hatalar
- Barkodun sayıya dönüşmesi: Excel uzun sayıları bilimsel gösterime çevirebilir ya da baştaki sıfırları silebilir. Barkod, lot ve seri sütunlarını metin olarak biçimlendirin. Barkodun yapısını GS1 karekod nasıl okunur? rehberinde anlattık.
- Tarih biçimi: Son kullanma ve üretim tarihlerinin şablonun beklediği biçimde girilmesi gerekir.
- Kopyala-yapıştır kalıntıları: Başka bir dosyadan gelen gizli boşluklar ve biçimlendirmeler eşleşmeyi bozabilir.
- Yanlış bildirim türü: Toplu dosya hızlı olduğu kadar hatayı da çoğaltır. Örneğin alma bildiriminin iptali yoktur; yanlış satırlar ters işlemle tek tek düzeltilmek zorunda kalır.
Göndermeden önce kısa bir kontrol listesi
- Dosyanın doğru bildirim türüne ait olduğundan emin olun.
- Satır sayısının elinizdeki ürün listesiyle örtüştüğünü kontrol edin.
- Birkaç satırı rastgele seçip barkod, lot ve seri bilgisini ürünün kendisiyle karşılaştırın.
- Gönderdiğiniz dosyanın bir kopyasını tarih ve bildirim türüyle adlandırarak saklayın; sonradan bir satırı araştırmanız gerektiğinde işinizi kolaylaştırır.
TraceArt ÜTS'de toplu bildirim
TraceArt ÜTS, Excel dosyasıyla toplu bildirim yapmanıza imkân tanır. Böylece listeleri elle tek tek girmek yerine hazırladığınız dosya üzerinden ilerlersiniz. Toplu çalışmanın asıl kazancı hız kadar düzendir: aynı türdeki bildirimleri dosyada bir arada görür, göndermeden önce gözden geçirirsiniz.
Sarf ürünlerinde düzenli tüketim bildirimi yapıyorsanız ya da yoğun alma ve verme trafiğiniz varsa, toplu çalışmanın iş akışınıza nasıl uyacağını demo görüşmesinde birlikte inceleyebiliriz.