İthalat bildirimi

İthalat bildirimi nedir?

İthalat bildirimi, yurt dışında üretilip Türkiye'ye getirilen bir tıbbi cihazın tekil ürün olarak ÜTS'ye ilk girişidir. TİTCK'nın Tekil Hareket Kılavuzu'nda üretim ve envanter ile birlikte "giriş" bildirimleri arasında yer alır. Türkiye'de üretilen ürünlerin karşılığı üretim bildirimi, ithal ürünlerin karşılığı ise ithalat bildirimidir.

Bildirim yapıldığında ürün, lot veya seri numarasıyla ithalatçı firmanın ÜTS stoğuna girer. Bundan sonraki her hareket, yani bayiye ya da hastaneye verme, geri çekme veya ihracat, bu kayıt üzerinden ilerler.

Kimler ithalat bildirimi yapar?

İthalat bildirimini, ürünü ÜTS'de ithalatçı sıfatıyla kaydettiren firma yapar. Kaydı olmayan bir ürün için tekil bildirim yapılamaz. Bu nedenle yeni bir ürün grubunu getirmeden önce ÜTS'deki ürün kaydının tamamlandığından emin olun.

Üretici, ithalatçı, ihracatçı ve bayi olarak faaliyet gösteren firmalar, ÜTS kaydının yanında satış merkezi yetki belgesine ve ÇKYS numarasına da sahip olmalıdır. Yükümlülüklerin genel çerçevesi için ÜTS nedir, kimler kullanmak zorunda? rehberine bakabilirsiniz.

İthalat bildirimi ne zaman yapılır?

Resmî kılavuz, ithalat bildirimi için gün sınırı koymaz. Belirleyici olan sıralamadır: ÜTS stoğunuzda olmayan bir ürünü verme bildirimiyle devredemezsiniz. Ürün depoya girdikten sonra, ilk sevkiyattan önce ithalat bildirimini tamamlamak hem sizin hem de alıcınızın işini kolaylaştırır.

Bildirimde hangi bilgiler yer alır?

İthalat bildiriminin temel bilgileri ürün numarası, lot veya seri numarası, üretim tarihi ve varsa son kullanma tarihidir. Lot bazında izlenen ürünlerde adet de girilir; seri numarasıyla izlenen ürünlerde her birim ayrı bir tekil üründür.

Yabancı etiketlerde nelere dikkat etmeli?

İthal ürünlerde en sık sorun, etiketteki bilgilerin farklı biçimlerde yazılmasıdır. Tarih biçimleri ülkeden ülkeye değişebilir; GS1 karekodundaki tarihler ise her zaman YYAAGG biçimindedir. Tıbbi cihazlarda GS1, HIBC, ICCBBA ve IFA barkodları kabul edildiği için ürününüzün hangi yapıyı kullandığını bilmek, lot ve seri alanlarını doğru ayırmanızı sağlar. GS1 yapısının ayrıntıları için karekod rehberimize göz atabilirsiniz.

Belgedekini değil, gelen ürünü bildirin

Sipariş veya proforma belgesindeki lot listesi ile depoya fiilen giren ürünler farklı olabilir. Bildirimi, ürünü teslim aldıktan sonra ambalaj üzerindeki bilgilerle karşılaştırarak yapın. Aksi hâlde ÜTS stoğunuz fiziksel stoğunuzla uyuşmaz ve sorun ancak verme sırasında ortaya çıkar.

Aynı siparişin parça parça geldiği durumlarda da kural değişmez: her teslimatta yalnızca fiilen depoya giren lot ve seri numaralarını bildirin. Henüz gelmemiş bir partiyi önceden bildirmek, stokta olmayan ürünü ÜTS'de varmış gibi gösterir.

Kılavuzdaki önemli kurallar

• Son kullanma tarihi geçmiş ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir. SKT'si geçmiş bir partiyi ithalat bildirimiyle stoğa almaya çalışmayın.
• Piyasaya arz barkodu ithalat bildiriminde kullanılabilir. Kılavuz bu barkodun kullanımını üretim, ithalat, ihracat, verme ve alma bildirimleriyle sınırlar.
• Portalın Excel toplu yükleme şablonunu kullanıyorsanız şablonun yapısını değiştirmeyin.
• Hatalı bir ithalat bildirimi için iptal karşılığı kullanılır. Ürün bu arada başka bir harekete konu olduysa önce o hareketin durumunu kontrol edin.

İthalattan sonra ne olur?

İthalat bildirimiyle stoğunuza giren ürünler bayilere, depolara ve sağlık tesislerine verme bildirimiyle dağıtılır. Bir lot ileride geri çağrılırsa, verme kayıtlarınız o lotun hangi kurumlara gittiğini gösterir ve ürünlerin geri çekme bildirimleriyle toplanmasını kolaylaştırır. Bu nedenle ithalat aşamasında lot ve seri bilgisinin doğru girilmesi, zincirin tamamı için temel oluşturur.

TraceArt ÜTS ile ithalat bildirimi

TraceArt ÜTS, ithalat bildirimini ÜTS'ye göndermeden önce SKT, barkod türü ve zorunlu alan kurallarını kontrol eder; hatalı satırlar ÜTS tarafından reddedilmeden önce önünüze gelir (bildirim öncesi kural kontrolü). Ürün verileriniz, satış faturalarınızdaki e-Fatura ÜTS etiketlerinin (UNO, LNO, SNO, URT) otomatik hazırlanmasında da kullanılır. Kurulum gerektirmeyen bulut yapısını kendi iş akışınızda görmek için demo talep edin.