ÜTS işleri tek kişiye sığmaz
Küçük bir optik mağazasında ÜTS bildirimlerini tek kişi yapabilir. Ancak çoğu işletmede bu iş birden fazla kişiye yayılır: depoda ürün kabul eden personel, satış ekibi, ameliyathanede kullanım bildirimi yapan sağlık personeli, şubelerdeki çalışanlar. Herkes aynı kullanıcı adıyla çalıştığında düzen kısa sürede bozulur.
Bulut tabanlı çalışmanın avantajı burada ortaya çıkar: farklı lokasyonlardaki çalışanlar, kurulum gerektirmeden tarayıcı üzerinden aynı sisteme erişebilir. Bu kolaylık, kimin neye erişeceğini baştan planlamayı da gerekli kılar.
Sistem tokenini neden korumalısınız?
ÜTS'ye bir yazılım üzerinden bildirim gönderebilmek için sistem tokeni gerekir. Bu token yalnızca firma yetkilisi tarafından e-imza ile oluşturulur ve yazılımların portala girmeden firmanız adına bildirim göndermesini sağlar. Nasıl alındığını ÜTS sistem tokeni nasıl alınır? rehberinde adım adım anlattık.
Token firmanız adına işlem yapmayı mümkün kıldığı için onu e-posta ya da mesajla çalışanlar arasında dolaştırmak doğru değildir. Kişilere ayrı kullanıcılar tanımlamak ve yetkiyi bu kullanıcılar üzerinden vermek daha güvenli bir yoldur.
Yetkiyi işe göre ayırın
Her çalışanın her işlemi yapabilmesi gerekmez. Depo personeli alma ve verme bildirimleriyle, ameliyathane ekibi kullanım bildirimleriyle ilgilenir. İptal işlemleri gibi sonuçları daha hassas adımları ise sınırlı bir ekibe bırakmak riski azaltır.
Bu ayrım yalnızca hatayı önlemekle kalmaz, eğitimi de kolaylaştırır. Yeni başlayan bir çalışan önce yalnızca kendi işinin gerektirdiği adımları öğrenir. Şubeli yapılarda da benzer bir ayrım düşünülebilir: her şube kendi işlemlerinden sorumlu olduğunda karışıklık azalır.
Kim, neyi, ne zaman yaptı?
Ortak kullanıcıyla çalışıldığında hatalı bir bildirimin kaynağını bulmak zorlaşır. Kişisel kullanıcılarla ise bir sorun çıktığında kimin, hangi bilgiyle işlem yaptığını izlemek mümkün olur. Bu, hem iç kontrol hem de denetim açısından önemlidir. Amaç suçlu aramak değil, hatanın nerede başladığını görüp tekrar etmesini önlemektir.
Satış Yönetmeliği'nin 28/A maddesi, gerçeğe aykırı beyanlarda sisteme erişimin kısıtlanabileceğini öngörür. Bildirimlerin sorumluluğunu net tutmak bu açıdan da değerlidir.
Kullanıcı yönetiminde iyi uygulamalar
- Şifre paylaşmayın; her çalışan için ayrı kullanıcı tanımlayın.
- İşten ayrılan ya da görev değiştiren çalışanın erişimini aynı gün güncelleyin.
- Yetkileri belirli aralıklarla gözden geçirin; artık ihtiyaç duyulmayan yetkileri kaldırın.
- Sistem tokenini oluşturan firma yetkilisi değiştiğinde tokenin durumunu kontrol edin.
- Yeni başlayan personeli, ilk bildirimlerini deneyimli bir çalışanla birlikte yapacak şekilde planlayın.
TraceArt ÜTS'de çoklu kullanıcı
TraceArt ÜTS, birden fazla kullanıcıyla çalışmanıza ve kullanıcılara farklı yetkiler tanımlamanıza imkân verir. DataStil Yazılım'ın ISO/IEC 27001 bilgi güvenliği sertifikasına sahip olması da verilerinizin korunmasına verdiğimiz önemin bir göstergesidir. Ekibinize ve şube yapınıza nasıl uyarlanacağını demo görüşmesinde birlikte planlayabiliriz.