Sorgulama, doğru bildirimin ön adımıdır
ÜTS'de bildirim yapmadan önce sık sık bir şeyi doğrulamanız gerekir. Bu barkod ÜTS'de kayıtlı mı? Bu seri numaralı ürün gerçekten benim üzerimde mi görünüyor? Ürünü vereceğim firma sistemde doğru tanımlı mı? Bu soruların yanıtı sorgulamalardadır.
Doğrulama yapmadan gönderilen bildirimler reddedilebilir ya da daha kötüsü, kabul edilip yanlış bir kayıt oluşturabilir. Özellikle alma bildirimi gibi iptali olmayan işlemlerde önceden kontrol, sonradan düzeltmekten çok daha kolaydır.
Ne zaman sorgulamalısınız?
- Ürün kabulünde: Gelen ürünün barkodunun ÜTS'de kayıtlı olduğunu ve size yapılan verme bildirimiyle eşleştiğini kontrol edin.
- Verme öncesinde: Vereceğiniz tekil ürünün ÜTS'de sizin üzerinizde göründüğünden ve karşı kurumun doğru tanımlandığından emin olun.
- Bildirimden sonra: Gönderdiğiniz bildirimin sonucunu kontrol edin; reddedilen bir bildirimi fark etmemek, stok farklarının en sinsi nedenlerinden biridir.
- Geri çağırma duyurusunda: Etkilenen lot veya seri numaralarının sizde olup olmadığını hızla belirleyin.
Başlıca ÜTS sorgu türleri
- Ürün sorgusu: Barkodun ve ürünün ÜTS'de kayıtlı olup olmadığını gösterir. 2023'ten bu yana ÜTS, barkodun kayıt yapan firmaya ait olduğunu GS1 Türkiye ile kontrol ediyor.
- Tekil ürün sorgusu: Belirli lot veya seri numaralı bir ürünün durumunu izlemenizi sağlar.
- Firma sorgusu: İşlem yapacağınız kurumun ÜTS'deki kaydını doğrulamanıza yardım eder. Yeni bir müşteri ya da tedarikçiyle ilk kez çalışırken özellikle önemlidir; karşı kurumun yanlış seçilmesi, verme bildiriminizin yanlış yere gitmesine yol açabilir.
- Bildirim sorgusu: Gönderdiğiniz bildirimlerin durumunu kontrol etmenizi sağlar. Toplu gönderimlerden sonra hangi kayıtların tamamlandığını görmek için de kullanılır.
Kozmetik ürünler için de ÜTS kayıt ve sorgulama amacıyla kullanılır. Yani sorgulama yalnızca tıbbi cihaz firmalarının değil, kozmetik sektörünün de gündelik işidir.
Barkodun içindeki bilgileri doğru okumak, sorgunun da doğru olmasını sağlar. Bunun için GS1 karekod nasıl okunur? rehberimize göz atabilirsiniz.
Portal sorgularında bilmeniz gereken bir ayrıntı
TİTCK Tekil Hareket Kılavuzu'na göre portalın Ayrıntılı Sorgula ekranı son bir saatlik hareketi göstermez. Az önce yaptığınız bir bildirimi göremiyorsanız hemen tekrar göndermeyin. Mükerrer bildirim riskine girmemek için bir süre sonra yeniden sorgulayın.
TraceArt ÜTS'de sorgulamalar
TraceArt ÜTS, sık ihtiyaç duyulan ÜTS sorgularını bildirim yaptığınız programın içinden yapmanıza yardımcı olur. Sorgu ve bildirim işlerini aynı yerde yürütmek, ekranlar arasında geçiş ihtiyacını azaltır.
TraceArt ÜTS'nin firmanız adına ÜTS ile çalışabilmesi için bir sistem tokeni gerekir. Nasıl alındığını ÜTS sistem tokeni nasıl alınır? rehberinde anlattık. Hangi sorguları sık kullandığınızı ve bunların iş akışınıza nasıl yerleşeceğini demo görüşmesinde birlikte inceleyebiliriz.