Bildirim yapmak yetmez, geçmişi de görmelisiniz
ÜTS yükümlülüğü bildirimi gönderdiğinizde bitmez. Bir denetimde, bir geri çağırmada ya da bir müşteri itirazında "bu ürün ne zaman, kimden geldi, kime gitti?" sorusuna hızlıca yanıt vermeniz gerekebilir. Bu yanıt, düzenli tutulan bildirim geçmişinde saklıdır.
ÜTS portalı da geçmiş hareketleri sorgulamanıza imkân tanır. Ancak günlük işlerde ihtiyaç duyduğunuz görünümü hazır bulmak, sorun çıktığında aramaya başlamaktan çok daha verimlidir.
Raporlama hangi durumlarda işe yarar?
Geri çağırmalar
Bir üretici veya ithalatçı belirli bir lotu geri çağırdığında, o lottan ürünleri kime verdiğinizi bilmeniz gerekir. Hareket geçmişine kolay erişim, geri çekme bildirimlerini eksiksiz yapmanızı kolaylaştırır. Hastanelerde ise soru biraz farklıdır: belirli bir seri numaralı implantın hangi hastada kullanıldığı, kullanım bildirimlerinin geçmişinden izlenir.
Hata analizi
Aynı türden hatalar tekrar ediyorsa bu genellikle bir süreç sorununa işaret eder. Örneğin sık sık yanlış lotla verme yapılıyorsa ürün kabulünde bir adım atlanıyor olabilir. Reddedilen bildirimleri ve iptal işlemlerini düzenli incelemek, sorunun kaynağını bulmanıza yardım eder.
Hataların hangi bildirim türünde, hangi ürün grubunda ya da hangi şubede yoğunlaştığına bakmak, eğitim ihtiyacını da ortaya koyar. Böylece herkese aynı eğitimi vermek yerine sorunun olduğu noktaya odaklanırsınız.
Tedarikçi ve müşteri uyuşmazlıkları
Bir müşteri ürünü teslim almadığını söylüyor ya da tedarikçiniz verme bildirimini yaptığını belirtiyorsa, tarihli bildirim kaydı tartışmayı kısa keser. Kimin, ne zaman, hangi lot veya seri numarasıyla işlem yaptığını gösterebilmek, iki tarafın da zamanını korur.
Denetim hazırlığı
ÜTS kayıtlarınızın fiziksel süreçlerle tutarlı olduğunu gösterebilmek denetimlerde işinizi kolaylaştırır. Geriye dönük düzenli bir kayıt, bu tutarlılığın en iyi kanıtıdır. İstenen bilgiyi dağınık e-postalar ve tablolar arasında aramak yerine tek bir yerden gösterebilmek hem süreyi kısaltır hem de güven verir. ÜTS'nin genel çerçevesini ve yükümlü kurumları ÜTS nedir, kimler kullanmak zorunda? rehberimizde bulabilirsiniz.
Hangi bilgileri düzenli izlemelisiniz?
- Gönderilen ve reddedilen bildirimler ile ret nedenleri
- Lot ve seri bazında ürün hareketleri: kimden alındı, kime verildi
- ÜTS'deki stok ile fiziksel stok arasındaki farklar
- Son kullanma tarihi yaklaşan veya geçmiş ürünler
- Birden fazla kişiyle çalışıyorsanız hangi işlemin kim tarafından yapıldığı
İyi raporlama alışkanlıkları
- Reddedilen bildirimleri bekletmeyin; nedenini bulup kısa sürede düzeltin.
- Hareket kayıtlarını dönemsel olarak fiziksel stokla karşılaştırın.
- Sonuçları ekibinizle paylaşın; tekrar eden hataları eğitimle giderin.
TraceArt ÜTS'de raporlama
TraceArt ÜTS, bildirim geçmişinizi ve ürün hareketlerinizi incelemenize yardımcı olan raporlama ekranları sunar. Hangi raporların iş akışınıza uyduğunu demo görüşmesinde sizin senaryolarınız üzerinden birlikte görebiliriz.